使用者管理 (含組織、職稱)

系統的使用者帳號，

除了可以自行建立之外，也可以和人事系統進行自動同步。

每個帳號可以設定

內部 or 外部帳號
外部帳號主要是提供外部人員教育訓練用途 (關閉大部分的功能)，例如醫院的外聘人員，為了滿足法規或評鑑，還是需要完成某些訓練。
職務相關
包括：所屬單位、職稱、職等、任職期間、雇用類別等。
角色
帳號的群組分類，可應用在資料夾的權限、學程的學員、報表的過濾條件等。

以下是使用者管理的快速入門。

重點

1.

進入系統管理
使用「系統管理者」登入後，

從使用者下拉選單，進入「系統管理」
開始前的預備
2.
建立組織架構
進入「系統管理 / 使用者管理 / 組織架構」後，主要操作步驟下：

建立單位
點擊「新增」即可建立公司內的組織單位與單位主管，例如: 總經理室、管理處、研發處、業務處等。

建立子單位
點擊 ... 下拉工具的「新增子單位」即可。

調整組織結構
可以用拖曳的方式，調整順序或結構

刪除單位
一樣在 ... 工具下拉選單中，選擇「刪除」即可，若刪除的單位含有子單位，也會一併刪除。

Q. 組織，可以匯入或和人事系統整合嗎？
3.

建立職稱
這是人事的基本資料，

通常會透過和人事系統整合時自動帶入，但依然可以人工建立與排序。

[操作]

進入「系統管理 / 使用者管理」，

點擊「職稱管理」，進行新增、編輯、刪除、排序等功能。
4.
建立角色

角色，可以看成是帳號的分類，共分成 5 種類型
系統角色
系統內建的角色，例如系統管理者、課程管理者、知識中心管理者、所有成員等。

一般角色
課程管理者 or 系統管理者建立的角色。

條件角色
依據條件 (單位、職稱、到職日 ... 等)，將符合條件的帳號，由系統「自動」加入的角色 (通常會在凌晨自動更新) 。

同步角色
角色成員均由帳號同步或批次匯入所設定。

單位職稱角色
依據單位、職稱自動建立的角色。
其中的「條件角色、同步角色和單位職稱角色」，
角色內的帳號是系統自動產生，使用者無法異動。

[操作]

進入「系統管理 / 使用者管理」，
點擊「角色」，進行新增、編輯、刪除、排序、設定角色內的帳號等功能。

更詳細的說明，可以參考：

「角色管理」。
5.

指定管理者
除了系統管理者之外 ^(註)，

也可以指定特定帳號進行建立帳號、協助密碼重設、修改個人資訊等。

[操作]

進入「系統管理 / 使用者管理」，

點擊側欄的「指定管理者」，即可透過搜尋帳號 or 姓名的方式，指定多個管理的帳號。

附註：

系統的最高管理權限是系統管理者，雖然什麼事都可以做，但通常以負責系統等級的維運工作為主，如網站設定、帳號認證等需要有 IT 背景的工作。
使用者管理
6.

新增使用者
進入「系統管理 / 使用者管理」，

點擊「新增」，就可以建立本機的帳號。

Q. 使用者，可以匯入或和人事系統整合嗎？
7.
設定基本資料 (含角色)
一般建立帳號時，可以同時設定角色 (可設定多個)，例如

要賦予帳號開課的權限，就要加入「課程管理者」的角色
加入預先建立的角色 (如「2019Q1 新人」)，進行相關課程的調訓或提供特定資料夾的閱讀權限。

其他欄位說明:

認證類型
登入時，採本機的帳密認證 or 透過遠端的認證伺服器進行認證 (需客製整合)

帳號形式
內部 or 外部，外部帳號會關閉大部分的功能，僅可以進入指定的課程上課。

任職期間
若帳號不在任職期間 (離職)，就無法再登入系統。
通常員工離職時，人同步人事系統時就會更新資料，並同時將其帳號設為停用。 ^(註)。

輔助編號
可應用於簽到、簽退的使用者辨識。例如，刷卡機讀到的是員工編號 (員編)，但系統不是用員編當帳號時。

Q1. 使用者可以自行修改資訊嗎？例如密碼、email 等

Q2. 可以禁止使用者修改特定欄位嗎？

Q3. 外部帳號，應用在哪裡？有哪些限制？

附註:

停用的帳號，不會納入總帳號數的計算。
8.
停用帳號
當人員離職時，就可以將帳號「停用」，說明如下：

無法再登入
不會納入系統的帳號總數
仍會可以保留相關的資料，例如討論、訓練紀錄等。
日後依然可以重新啟用

停用的方式有：

人工操作
直接在帳號下拉的管理工具中「停用」 or 勾選批次停用。

設定離職日
系統每天會將已經離職的帳號，設成停用

同步帳號
在同步的資料指定停用 or 設定離職日。

除非特殊考量，

建議用「停用」的功能取代刪除的功能，以保留相關記錄。

Q1. 停用和刪除帳號的差異？

Q2. 停用的帳號，可以查詢並重新啟用嗎？
9.

匯入帳號

提供批次建立、停用 or 更新帳號資訊。

匯入的檔案採用 csv 的格式，
欄位請參考系統上的說明。建議可以下載範例檔，用 excel 開啟修改後再上傳。

Q. 匯入帳號，明明有建立單位，卻出現警告單位不存在？
10.

工作交接
透過帳號的下拉管理工具的「工作交接」，

就可以將在系統中的角色權限、負責事項等，轉移給下一位承辦同仁 (承接者)。

Q. 工作交接的範圍？
11.
常用的管理功能
透過帳號的下拉管理工具，可以進行以下常見的操作:

切換帳號
可以切換成其他使用者，相當於用該帳號登入，就可以用使用者的角度進行問題排除。

資料夾權限檢視
檢視該帳號在哪些資料夾有管理、上傳 or 閱讀的權限。

變更密碼
使用者忘記密碼時，協助重設密碼。

停用 / 刪除 / 工作交接
除非特殊考量，建議用「停用」的功能取代刪除的功能，以保留相關記錄。
停用後的帳號，則可以將負責的相關工作交接給其他人負責。