講者：tcsu
日期：2022-04-06
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    5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢，減少來來回回！
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    例子、問題
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    用 5W2H 就能解決
  • 01:16 4.
    5W2H 思考法
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    如何套用呢?
  • 02:13 5.1
    第一步
  • 02:45 5.2
    第二步
  • 03:27 5.3
    結論
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5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢，減少來來回回！
長度: 04:43, 瀏覽: 1269, 最近修訂: 2023-03-27
行銷主管在部門會議中交代：
 
小張，這次社群行銷文案交給你負責囉，小明會負責去跟廠商溝通
 
一個星期後，事情沒有任何的進展 ...
 
為什麼會這樣呢？
當事情沒有交代清楚，沒有來龍去脈、沒有時間限制、沒有執行細節，很容易讓工作執行的不如預期，甚至無法完成。
 
如果主管換個講法
 
公司新推出線上課程服務，要做社群行銷，
由小張負責寫針對企業的社群行銷文案，
總共要寫 3 篇文案，每篇盡量不要超過 500 字，
明天下班前寫完並交給業務部小明。
 
更明確的交代：
  1. 為什麼要做 (Why) ~ 公司新推出線上課程服務
  2. 要做什麼 (What) ~ 寫針對企業的社群行銷文案
  3. 寫幾篇 (How many) ~ 寫 3 篇、盡量不要超過 500 字
  4. 什麼時候要完成 (When) ~ 明天下班前
 
這就是 5W2H 思考方式。
可以避免盲點，更完整的去思考與描述一件事，就可以減少認知落差與來來回回、工作效率自然就提高囉。
當然，如果主管交代不清，小張也可以應用 5W2H ，問主管喔！
 
 
5W2H 定義
以下是 5W2H 的快速整理
  1. What (做什麼)  ~ 問「內容」
  2. Why  (為什麼要做) ~ 問「原因」
  3. Who: (誰) ~ 問 「人、對象」
  4. When: (何時)  ~ 問「時間」
  5. Where: (何處) ~ 問「位置」
  6. How (如何做) ~ 問「執行方法」
    How much/many: (多少) ~ 問「數量」
更進一步的，如果將這些單詞的意義擴充，就可以將思考的範圍擴大，想得更完整。
譬如：
When 可以從「何時」的意義，擴充到和時間有關的「期間、頻率、順序」等等。
How much 可以從「要多少」的意義，擴充到「價格、費用、程度」 等等 。
 
 
如何套用 5W2H?
聽起來很棒，要如何套用 5W2H 方法呢？
方法很簡單，按部就班遵循 2 大步驟就 OK 囉。
 
以剛剛的「小張，這次社群行銷文案交給你負責囉，小明會負責去跟廠商溝通」為例：
 
第一步：
進行「描述類」要素的提問
  1. 做什麼事 (What)
    (1) 寫社群行銷文案
    (2) 跟廠商溝通
     
  2. 為什麼要做這件事 (Why) 
    (1) 公司新推出線上課程服務，要做社群行銷，所以要寫社群行銷的文案
    (2) 文案會交給廠商(行銷公司)去做社群行銷，公司有一些行銷上的訴求，所以需要跟廠商做溝通
     
  3. 如何做這件事 (How)
    (1) 找網路上的社群行銷文案當模板，套入這次線上課程服務的資訊，並對視覺與文字進行調整美化，完成行銷文案
    (2) 小明可自行決定溝通方式
       
第二步：
針對第一步的回答，進行「資訊類」要素的提問
  1. 有需要「人」的資訊嗎 (Who)？
    誰負責寫社群行銷文案？ 小張
    社群行銷文案的行銷對象是誰？  企業
    文案寫完給誰？ 業務部的小明
    跟廠商的誰溝通？ 跟廠商的業務接洽窗口
    溝通完要回報結果給誰？ 行銷部門主管
     
  2. 有需要「時間」的資訊嗎 (When)？
    文案要在什麼時間寫完？ 明天下班前
    什麼時間跟廠商溝通？ 小明收到文案後
     
  3. 有需要「位置」的資訊嗎(Where)？
    沒有需要這方面的資訊
     
  4. 有需要「數量」的資訊嗎 (How much/many)？
    社群行銷文案要寫幾篇？  3 篇
    文案的字數有限制嗎？ 盡量不要超過 500 字
 
結果：
將上述資訊組合，得到事情的全貌後，拿掉不必要的資訊，變成交代的工作
 
    給小張：
    公司新推出線上課程服務，要做社群行銷，由小張負責寫針對企業的社群行銷文案，
    總共要寫 3 篇文案，每篇盡量不要超過 500 字，明天下班前寫完並交給業務部小明。
    
    給小明：
    小明在收到文案後，記得跟廠商約時間溝通行銷上的訴求，溝通後回報結果給行銷主管。
 
 
補充:
如何拿掉不必要的資訊呢？以下提供簡單的判斷方式，可以參考看看喔
  1. 根據要給「誰」看，來決定是否要講述「全部」資訊
  2. 可以省略「對方 100% 知道的事情、且無須執行、確認的事情」
 
 
案例練習 (1)
工作上常遇到要針對某個議題來收集資訊，例如：
產線 R12 發生機台參數設定錯誤，導致產品品質出問題的事件，要做事後報告
我們就可以透過 5W2H，按部就班來完整收集事件的資訊。
 
第一步：
進行描述類要素的提問
  1. 什麼事 (What)
    產品品質出問題
     
  2. 為什麼發生這件事 (Why)
    產線機台參數設定錯誤
     
  3. 如何處理這件事 (How)
    將機台參數恢復正確   
第二步：
針對第一步的回答，進行資訊類要素的提問
  1. 有需要 「人、對象」 的資訊嗎 (Who)
    誰發現品質問題？ 品管部小劉
    要交付給誰的產品出問題？ A 廠商的產品
    誰把機台參數設定錯誤？ 工程部小周
    誰把機台參數恢復正確？ 工程部小周
     
  2. 有需要「時間」的資訊嗎 (When)
    「什麼時間點」發現產品品質出問題？ 2021-11-05 11:45
    「什麼時間點」產線機台設定錯誤？ 2021-11-05 10:52
    「什麼時間點」產線機台恢復正確？ 2021-11-05 12:18
     
  3. 有需要 "位置" 的資訊嗎(Where)
    哪一條產線的哪一部機台？ R12 產線的 N9 機台
     
  4. 有需要 "數量" 的資訊嗎(How much)
    多少「數量」的產品有品質問題？ 122 件產品
    這次的問題損失多少？ 約 30 萬台幣
        
將上述資訊組合，得到事情的全貌：
在 2021-11-05 10:52 工程部小周將 R12 產線的 N9 機台參數設定錯誤，導致要交付給 A 廠商的產品品質出現問題，品管部小劉在當日 11:45 發現了這個問題並通報，後續小周在 12:18 將機台參數恢復正確，此次事件造成約 30 萬台幣的損失
 
 
案例練習 (2)
工作上常遇到要規劃工作，例如：公司要舉辦 2022 年度尾牙抽獎
如果應用 5W2H，你會如何規劃呢？
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    2. 問題處理
    資料夾名稱
    問題處理
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    簡鴻至
    單位
    台灣數位訓練課程
    建立
    2022-04-06 14:59:38
    最近修訂
    2023-03-27 09:59:18
    長度
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