資源管理，10 分鐘就上手！ | 台灣數位訓練課程

xms+ 系統提供「資源管理」功能，協助實驗室進行資源管理 (例如試劑、儀器等)，讓每個資源品項放在哪裡、誰使用過、用了多少、要向哪個廠商訂購等各種資訊都能一目瞭然。

以下是使用資源管理的主要流程:

建立資源種類
依據不同的資源性質建立描述欄位，例如，毒性化學物質，欄位包括：品項名稱、列管編號、濃度、毒性分類、存放位置、有效期限、購買重量、剩餘重量，並設定到期和剩餘數量的提醒通知。
新增資源品項
盤點實驗室內的資源，例如：甲醛，將列管編號、濃度、毒性分類、有效期限、剩餘重量等，逐項建立到毒性化學物質的資源表中。
使用資源
每次使用時，登記使用的日期、數量、登記人等，當剩餘數量低於通知門檻時，系統就會主動通知管理員。如果是資產種類，就可以預約使用。
填寫訂購紀錄
購買後，建議上網填寫訂購紀錄 (可上傳訂購單照片)，方便後續查詢。

特別說明:
填寫前需先建立「供應商」以及所銷售的資源品項，雖然多一個步驟，但可以藉此建立基本的供應商資料庫，以後就更方便管理。

在開始操作之前，建議先在網站選單，建立「資源管理」的入口。

接下來，我們就以建立「毒性化學物質 / 甲醛」為例，透過實際的操作步驟來熟悉相關功能。

重點

設計資源種類與描述欄位
1.
新增資源種類

使用「系統管理者」進入資源管理後，點擊側欄「資源種類管理」，即可新增「資源種類」，特定欄位說明如下：

性質
消耗品 or 資產，消耗品可以計算剩餘數量並在不足時提醒，資產則可以預約使用。

管理員
可以指定多位，負責這項資源的管理。

使用人
指定誰可以「使用」這種資源的權限，其他人就只能看到但不能使用。
2.

設計描述欄位
透過「欄位管理」，就可以設計資源的描述欄位，例如：列管編號、濃度、毒性分類、存放位置、有效期限、購買重量、剩餘重量，並設定到期和剩餘數量的提醒通知。

除了預設欄位「列管編號、位置、規格 ... 等」外，如果有其他使用需求 (例如：上傳圖片或檔案、設定有效期限、記錄數量等)，就可以透過「自訂」欄位來設計。

每個欄位都可以修改名稱、設定適合的欄寬大小，或是暫時隱藏不顯示，以符合不同類型資源的資訊呈現需求。
3.
新增 / 修改欄位
系統提供「列管編號、位置、規格 ... 等」預設欄位，如果有其他使用需求，就可以透過「自訂」欄位來設計。

以新增自訂欄位「數量」為例，可以依序填寫以下設定

欄位格式
選擇「數量」，就會展開相關的設定。

單位
設定數量的單位，例如 ml。

屬性
勾選「自動計算剩餘數量」後，每次取用資源時就會自動從總量中扣除。
是否要用額外的欄位，顯示剩餘數量。

提醒
啟用後，可以設定數量小於多少單位以後提醒。

欄寬
這個欄位的顯示寬度。

小提醒:

每個欄位都可以透過工具選單，修改名稱、欄寬或是隱藏不顯示，以滿足不同的需求。
建立品項、取用與查詢使用紀錄
4.

新增品項
在「資源種類」主頁面，點「新增」，就可以開始建立這個種類下的資源品項。

小提醒:

如果有期限、數量等設定要提醒的欄位，除了預設值之外，也可以個別設定提醒的條件。
5.
使用資源
如果是耗材性質的資源品項，使用者點「使用」，就可以填寫使用紀錄。如果有自動計算剩餘數量與提醒設定，使用後，系統就會自動扣除，並於數量不足時提醒。

附註:

為了提供事後補登記，因此日期沒有限制當天之後。

如果是品項是資產類型，就可以「預約」使用。
6.

查詢個人使用紀錄
進入「使用紀錄」，即可查詢、編輯和管理自己的使用紀錄。

小提醒：

系統管理者可以查詢並看到所有成員的使用紀錄。
7.

查詢特定資源或品項的使用紀錄
資源的管理員，可以查看特定資源或品項的使用紀錄，並提供匯出 excel 的功能。
訂購紀錄與供應商管理
8.
建立供應商
進入「供應商」管理，就可以執行以下動作：

新增供應商
建立供應商的基本資訊，包括供應商名稱、業務代表、聯絡資訊等。

銷售品項維護
管理供應商銷售的品項，提供「訂購紀錄」使用。
9.

訂購紀錄
提供實驗室紀錄採購的訂單，方便後續查詢。

從側欄進入「訂購紀錄」，新增訂購單時，就可以上傳訂購單的照片並填寫訂購的品項資料。

附註:

訂購的品項數量並不會自動加入對應的資源中，主要考量是實務上可能會造成不一致的困擾。

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