資料建檔、管理與搜尋
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1.
km+ 知識管理讓知識管理，變得很簡單!
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2.
新增目錄 & 資料夾
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02:03
3.
上傳影片
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03:04
4.
上傳一般檔案
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03:56
5.
上傳照片
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04:36
6.
整理 YouTube 影片
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05:09
7.
整理 & 排序媒體
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05:44
8.
資料夾權限設定
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06:58
9.
全站搜尋
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07:38
10.
設計重點
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09:22
11.
設計檢核清單
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10:10
12.
建立 FAQ
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10:53
13.
發表討論
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11:25
14.
10 倍速傳承
播放影片: https://training.xms.tw/media/1187
好的系統 + 策略，絕對可以有效地解決知識管理的 3 大挑戰：
- 知識，進不去
- 要用時，卻找不到
- 好不容易找到了，但已經過時、不完整
這份教學，將著重在系統的操作教學，策略的部分，可以參考「km+ 應用策略 ~ 知識管理與教材庫」。
接下來，就讓我們來一步一步體驗 km+ 是如何輕鬆解決以下常見的困擾。
- 資料不知道放在哪裡？
km+ 支援各種媒體的儲存，相當於整合 google drive (檔案) / photos (照片) / youtube (影片) / sites (網頁) 的功能，集中管理，不會到處分散而找不到。
- pdf、word 內文，不好找
內建的全文檢索引擎，除了媒體的內容、索引、討論、FAQ 之外，搜尋範圍更包括 word, pdf, ppt, excel 等內文。
- 缺乏標準流程？
km+ 提供 SOP 與檢核清單的機制，更清楚規範與撰寫每一個步驟，因為線上排版與編輯都很容易，就可以減少使用 word 下載、編輯後再次上傳的不便而導致每個人電腦都有自己版本的問題。
- 經驗無法傳承？
實驗技術，容易卡關、做錯的就是那幾個，透過 FAQ 機制，將過去遇到的問題、如何解決的方法收集與整理，新人將不用重新摸索，學生畢業也不會有技術斷層的困擾。
重點
- 1.登入使用系統管理者的帳號登入系統，從上方選單「知識」，進入知識庫首頁。這是個人化的知識庫入口，顯示的資訊包括：
- 2.新增目錄 & 資料夾km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念，提供影片、文件等多媒體的儲存與分類，此外，每個資料夾可以分別設定權限，包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。為了讓權限更清楚、容易地設定，資料夾裡面不允許再建立資料夾，若您需要有多層次的分類 (如下圖)，就可以透過建立「目錄」，並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。建立的方式很簡單，進入「目錄瀏覽」，點擊工具「新增」，選擇目錄 or 資料夾即可。
更詳細的操作說明，請參考：「建立目錄、資料夾」。註: 目錄，是資料夾的分類，不能放媒體。
- 3.上傳影片km+ 支援各種格式的影片，包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。以上傳 EverCam 為例，進入資料夾後，點擊「新增媒體 / EverCam」，直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後，系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引)，讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。更詳細的操作說明，請參考文件：「上傳 EverCam / 影片」。
- 4.上傳一般檔案除了用附件的方式上傳檔案之外，也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能，將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等)，上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。這樣呈現的好處包括:
- 檔案列表，符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
- 每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ，例如請假的表單，就可以提醒填寫時要注意的事項，或是收集請假相關的常見問題。
- 5.上傳照片雖然照片可以直接插入到媒體中，但系統提供更簡單的方式 ~ 相簿，更方便存放實驗照片等資料。在資料夾中，點擊「新增媒體 / 相簿」後，就可以將照片拖曳上傳，上傳後，可以編輯相片說明、設定相簿封面，並提供投影片放映的方式瀏覽。
- 6.整理 youtube 影片YouTube 已經有很多很棒的實驗技術影片，透過「新增媒體 / YouTube」貼上 YouTube 的影片網址，系統就會將影片嵌入，並自動建立影片的標題、原始來源、描述 ... 等資料。完成後，還可以建立索引，方便快速找到影片中特定的主題。更詳細的操作說明，請參考文件：
- 7.整理 & 排序媒體
- 8.資料夾權限設定上傳的資料，哪些人可以看？在資料夾的下拉工具的「權限設定」，就可以設定，包括：
- 資料夾管理者
可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
- 上傳權限
指定哪些人可以上傳，上傳後只能管理自己上傳的媒體。
- 閱讀權限 (註)
可以指定登入後就可以觀看 (一般使用者) 或是指定特定的角色才可以觀看。
更詳細的操作說明，請參考文件：「設定資料夾權限」。附註：在目錄中，可以透過資料夾名稱前的圖示，迅速辨識資料夾的閱讀權限，以方便管理，例如：
代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
- 資料夾管理者
- 9.全站搜尋在最上方的搜尋框，輸入關鍵字即可。內建的全文檢索引擎，只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋，範圍包括：
- 檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
- 文件的標題、內容、重點、索引
- 討論
- FAQ
更完整的操作說明，請參考文件：「全文檢索」。小技巧:- 若有多個關鍵字時，請用「空白」分隔。
- 除了全站搜尋之外，也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能，縮小搜尋範圍。
- 建立標準作業流程
- 10.設計重點進入媒體，點擊「新增重點」即可，優點包括：
- 排版清楚
重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明)，閱讀時一目了然。
- 獨立編輯
每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序，比用 word 更方便，而且不會亂掉。
更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定)，請參考文件：「設計重點 (SOP)」。
- 排版清楚
- 11.設計檢核清單標準作業流程，如何確保執行時不會遺漏？檢核清單最有效！在工具下拉選單，選擇「新增檢核清單」即可建立。特別提醒:文件的檢核清單是「範本」用途，提供專案管理建立工作時複製使用，更完整的說明，請參考專案的「建立檢核清單」。
- 討論與收集 FAQ
- 12.建立 FAQ用 km+ 收集很簡單，直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」，看完 SOP 後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法，這些就是珍貴的經驗！可以減少重蹈覆轍。
關於 FAQ 收集的策略，可以參考影片：「 FAQ 教戰守則」。小技巧：在資料夾的 FAQ 專區，可以透過「匯入」的方式，重新分類、整理放在各媒體下的 FAQ，提供統一的入口。
- 13.討論文件看不懂又不知道要問誰？可以在頁面下方「發表討論」，系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人，回應後，不僅解決問題，也能留下重要的紀錄，成為整理 FAQ 的重要來源。附註:用 LINE or 口頭很方便，但 LINE 不好整理，口頭很容易問過就忘，重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
- 14.統計報表系統管理者 or 知識庫管理者，從「知識庫 / 知識庫管理 / 統計報表」就可以查閱相關報表，例如：媒體瀏覽次數、媒體數量、人員閱讀紀錄、... 等。
當知識與經驗逐步累積後，接下來，就可以將這些知識設計成線上課程，明確的規劃要在什麼時間點前完成，並透過測驗，逐項確認一些容易誤解、遺漏的地方，避開過去看文件但沒抓到重點的問題。
更詳細的說明，請參考線上手冊：「[開課者] 設計課程，10 分鐘快速入門！」
檢核清單
評語
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km+ 知識管理讓知識管理，變得很簡單!
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新增目錄 & 資料夾
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3.
上傳影片
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4.
上傳一般檔案
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5.
上傳照片
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04:36
6.
整理 YouTube 影片
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05:09
7.
整理 & 排序媒體
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8.
資料夾權限設定
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06:58
9.
全站搜尋
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10.
設計重點
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11.
設計檢核清單
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10:10
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建立 FAQ
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10:53
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發表討論
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14.
10 倍速傳承
- 位置
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- 資料夾名稱
- 精選
- 發表人
- 簡鴻至
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2023-03-06 17:50:55
- 最近修訂
- 2023-03-06 17:50:55
- 長度
- 12:06