邊做邊紀錄
做什麼就記什麼，不用寫詳細 (降低門檻)，檢核清單就有了，經驗，就這樣被紀錄。
紀錄小技巧:
清單項目很多時，可以建立多份清單，分類後更清楚、更容易執行！
Q. 要紀錄在那裡？
可以在知識庫中，為每個職務建立一個專屬的資料夾，並設定負責的同仁管理資料夾的權限，方便隨時紀錄、更新。
可以在知識庫中，為每個職務建立一個專屬的資料夾，並設定負責的同仁管理資料夾的權限，方便隨時紀錄、更新。
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1.
訓練再突破 (2) ~ 工作經驗紀錄
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00:08
2.
簡單 3 步驟，將經驗以 10 倍速傳承
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3.
什麼是工作經驗?
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01:10
4.
經驗是公司運作的關鍵
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01:58
5.
記錄經驗的好處
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03:04
6.
真的可行嗎?
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03:39
7.
ABC 原則 + 制度
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8.
改變，可以很簡單！
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9.
邊做邊記錄
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05:29
10.
下次照著做
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06:08
11.
遇到問題?
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06:51
12.
持續改善
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07:20
13.
會照做嗎?
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07:26
14.
教育訓練是關鍵
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07:59
15.
OKR 推動策略參考
播放影片: https://training.xms.tw/media/1197
你可以想像嗎？ 剛進來的新人，居然比工作 5 年經驗的同事做的更好！
這是怎麼做到的呢？ 只要簡單 3 步驟，就可以做到 10 倍速的經驗傳承！
- 邊做邊紀錄 (紀錄經驗，降低門檻)
- 下次照著做 (至少一樣好，不會錯)
- 持續改善、更新 (越來越好)
這就是將「越做越有經驗」的過程，從「人」的身上，轉換成公司具體的資產「知識文件」的方法，接著，就可以設計成課程，透過教育訓練進行有系統的經驗傳承！
只要善用 xms+ 系統輔助與小小的制度設計，每間公司都可以輕鬆做到！
什麼是經驗?
- 事情要怎麼做?
首先 ... 接著 ... 其中要特別注意的是 ... (江湖一點訣)，這就是經驗累積後的精華 ~ SOP。
- 問題要怎麼解?
解法就是 ...，這就是 FAQ。
這些經驗，絕對是公司運作的重要基礎！舉例來說，
負責 EverCam 出貨的小美突然重感冒臨時請假，今天剛好又有幾個客戶要出貨 ...
光碟片要怎麼燒？授權書要怎麼寫？如何申請軟體序號？ 公司收款帳號是哪一個？ ....
怎麼辦？打電話給小美又沒有接 ...
你的工作曾經發生過這類手忙腳亂的情況嗎？
沒問題，有如下圖的 SOP 文件就搞定！
這些看似很簡單的內容，正是知識管理的關鍵 ~
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將人才的價值 (會做事 + 解決問題的能力) 數位化，變成公司具體的資產
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如果有紀錄，很多事情就有所依循，並帶來許多好處
- 同事之間可以互相支援。
- 新人或工作交接時更為順利，大幅降低訓練成本。
- 對人才的依賴降低，減少不確定性。
- 找人才的門檻變低，來源就會更多，公司擴張就更容易。
同時，也可以避免過去經驗傳承時常見的困擾，只能
- 碰到，就問
要碰運氣，不是每個人都碰得到，沒碰到就學不會。
- 做錯，就學
要付代價與風險，一個簡單的錯誤，損失常常高達數百萬到數千萬之譜！
- 久了，就有經驗
因為過程漫長，且新世代的年輕人流動率較高，常常才剛學會就換工作，造成公司不斷重複訓練的困擾。
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聽起來很好，做得到嗎？
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看到這裡，你可能會有疑問 ...
這些聽起來很棒，大家都知道，公司以前也有推過寫工作步驟，
但怎麼推都沒成果，漸漸地就沒人做了，再來一次真的可行嗎?
沒有成果是很容易理解的，因為一般人都沒有紀錄與維護的習慣，也覺得麻煩，
要改變一個人的習慣就已經很困難了，何況是公司內這麼多人！
這些聽起來很棒，大家都知道，公司以前也有推過寫工作步驟，
但怎麼推都沒成果，漸漸地就沒人做了，再來一次真的可行嗎?
沒有成果是很容易理解的，因為一般人都沒有紀錄與維護的習慣，也覺得麻煩，
要改變一個人的習慣就已經很困難了，何況是公司內這麼多人！
更別說，即使有紀錄，也常會遇到資料過時、或資訊不完整的問題。
其實，要在執行時解決上述痛點並不困難喔！
史丹佛大學行為設計實驗室的創辦人 – 福格博士在經歷了多年的研究後告訴我們，「難以改變」其實不是人的問題，而是執行的方法不夠好的關係!
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改變方程式 ~ ABC 原則 + 動機
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怎麼做呢？
只要符合以下 ABC 原則，再加上「制度」的外在動機，就會是一個容易成功的好制度。
- A (Anchor moment)
每天下班前 20 分鐘，有清楚的提示「時刻」來驅動行動。
- B (new tiny Behavior)
寫今天任何一件事情的執行步驟 / 清單
- C (Celebration)
給自己一點鼓勵！例如，Yes！有了清單，下次就可以參考、不會遺漏！
例如，今天剛好有去郵局寄信 / 收信，就可以這樣紀錄
寄信
- 普通掛號
- 函件執據打在一起
- 索取購票證明 (要公司抬頭)，以利會計報帳
收信
- 要帶公司的收發章，並簽名及押上日期
- 若有公文要領取時，郵局會先來電告知需帶公司章
這樣，每天就會有一個小小的工作流程被紀錄。
整個方法的關鍵在於
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設計的制度，要從小行為開始，而不是大改變。
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因為小行為
- 做起來很快速、又容易
- 不需要強大的動機或意志力就能持續執行
- 維持新習慣所帶來的正向回饋，就讓你越有動力，去累積更多、更大的進步
以下，就是結合「OKR」與「小行為」的精神所設計出來的執行方法，再加上系統輔助 (善其事、利其器) ，讓執行更容易，改變，就可以很簡單，而且每間公司都做得到！
重點
- 1.
- 2.下次照著做執行時，就可以透過 xms+ 系統輔助，可以在專案管理開工作，複製文件的檢核清單 (執行時的檢核點)，完成一項勾一項，就有所依循，什麼時候要做？(工作期限) 哪些還沒勾？再加上進度，就不會漏！這就是剛進來的新人，可以比有多年經驗的同事做的更好的關鍵！因為有經驗的同事，通常依賴自身經驗 (自信)，嫌麻煩而沒有逐項確認、執行，就容易漏。
- 3.遇到問題？馬上丟 LINE 或當面詢問嗎？這樣很即時也很好，但會有以下嚴重缺點
- LINE 很容易洗版，不好追
- 當面討論，很容易有認知落差與誤解，例如常常記住討論過程中的資訊而不是結果！
- 問題處理的經驗無法累積
解法很簡單！直接在 xms+ 工作發討論。就像 LINE 群組一樣，相關的人就會收到通知，且過程就會更清楚明確，減少認知落差！ - 4.持續改善事情做完或討論有定案，就隨手建立 FAQ or 調整重點、檢核清單等，持續更新，就可以解決「過時、不完整」的問題。特別提醒:當下就要記錄，因為錯過後一忙就不太容易回頭修改。例如，在上述例子中如果忘記「索取購票證明」，就可以立刻編輯，將這段文字標示成「紅色粗體」提醒，並加入檢核清單，5 分鐘就可以完成！ps:「事情完成」這個時刻，正符合小行為模型中 ABC 的「Anchor 錨點」與 MAP 的「Prompt 提示」，是「改變」的重要關鍵。
- 5.教育訓練，讓經驗用 10 倍速的方式傳承有了完整的經驗紀錄，新人真的就可以學會、照著做嗎？還是只能亡羊補牢，發生問題時查得到？線上課程絕對是關鍵，因為可以
- 要求期限內完成
拖延，是人類共同的天性，沒有期限，一般人很難主動學習。
- 強迫「逐項、仔細」的確認經驗
透過測驗將每一個 FAQ 變成題目，要考滿分且只能考 3 次，測驗時就會特別謹慎。
- 要求期限內完成
- 6.OKR 推動策略參考以下是針對 SOP 的策略，FAQ 的部分，請參考其它文件的說明目標建立每一個職務的 SOP關鍵結果 (紀錄)
- 一個月內，每個人整理 20 篇和自己工作有關的流程 (每天一個)
- 每個流程，至少有 5 個以上的步驟 (從複雜、容易遺漏的開始)
- 每個流程，需取得主管確認 (代表重視，避免錯誤並改善)
關鍵結果 (照著做，流程改善)- 三個月內，每個人修訂 4 篇流程 (每星期一個)
- 檢附修正前後的差異，以及修訂的原因 (遺漏、遇到問題等)
評語
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1.
訓練再突破 (2) ~ 工作經驗紀錄
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2.
簡單 3 步驟，將經驗以 10 倍速傳承
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3.
什麼是工作經驗?
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4.
經驗是公司運作的關鍵
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5.
記錄經驗的好處
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6.
真的可行嗎?
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03:39
7.
ABC 原則 + 制度
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05:02
8.
改變，可以很簡單！
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9.
邊做邊記錄
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10.
下次照著做
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11.
遇到問題?
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12.
持續改善
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07:20
13.
會照做嗎?
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14.
教育訓練是關鍵
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15.
OKR 推動策略參考
- 位置
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- 資料夾名稱
- p+ 專案管理
- 發表人
- 簡鴻至
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2023-03-25 14:37:52
- 最近修訂
- 2023-03-25 14:37:52
- 長度
- 09:04