[操作] 工作日誌

只要把平常寫筆記、貼便條紙的習慣，

改成寫到「工作日誌」就好！

無論是用手機 or 電腦操作，想到的時候就紀錄！

做之前，新增「待辦事項」
事情就不會漏，也好追蹤。
執行時，寫記錄
工作下方的處理記錄，可以簡單記錄、上傳檔案、圖片等，協助工作執行、也方便查詢。
完成時，設完工
寫記錄時，將工作狀態設成「完工」。
有空時，整理待辦清單
有時候完成待辦事項時，沒有在第一時間將狀態改成「已完成」，就可以有空時 or 下班前整理。
也可以順便學古代聖賢「吾日三省無身」一下。
沒完成的，隔天就「連結待辦事項」
將要做的事情加入今天的待辦，繼續處理

其中最重要的是

要做之前，先記錄 (新增「待辦清單」)

以及

有空的時候，就整理待辦清單

重點

1.

進入「我的工作日誌」
從選單「職能」進入，點側欄的「我的工作日誌」
2.

新增工作日誌
點「新增」就可以囉

甚至簡單到什麼都不用 key-in，用預設的就好。
3.

新增 / 區段
為流水帳 (log) 分類，

建議可以用「時間」來分區段，例如：「5:40 開工、6:30 兜風」等

好處是：簡單寫、方便看。
寫日誌
4.
新增項目
在區段的工具，點「新增項目」即可。

標題
盡量用「關鍵字」就好，例如：開工作、處理客訴、寫文章等

註解
補充關鍵字的細節重點 (短短的就好)，例如：什麼樣的客訴，方便之後追蹤

小提醒：

可以善用「註解」的功能，讓寫的內容，以後自己還看得懂

補充：

新增的項目會自動加入「職務工作盤點」，

並統計同樣的事情 (相同的標題) 做了幾次，從側欄就能查看。
5.

新增待辦事項
這是實現慢想 (規劃) 和番茄鐘下一個專注時刻要做什麼的關鍵！

想到就先開工作紀錄下來，透過系統的輔助，就能輕鬆地執行、追蹤、收集成果喔。

小技巧：

如果一個工作要處理好幾天，可以用「連結待辦事項」的方式，拉進每天的待辦喔。

這樣就能快速找到並寫紀錄、修改內容等，規劃時超好用！

參考：

「專案執行，成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)」
6.

連結待辦事項
從下拉工具的「連結待辦事項」，

將之前沒完成的但想做的，加入今天的待辦清單，繼續處理。
7.
寫紀錄
執行過程中，可以寫下和工作相關的紀錄。

例如，每完成一個項目，就在檢核清單中打勾，
並在處理紀錄寫下執行結果 or 上傳圖片、檔案，或以「TBD」紀錄需要討論的內容。
8.
完成工作
當工作完成後，在寫處理紀錄時，就可以變更狀態為「已完成」。

Q. 工作完工時，會寄信通知相關的人嗎?

小技巧:
如果工作無法處理 or 不需要處理，可以選擇「擱置」工作。
9.
部門工作日誌

從側欄的「部門工作日誌」進入，
除了能看到相關統計，再點「工作項目」的數字，還能看到更詳細的資訊。

這就是實現以下好處的關鍵：

如果你是主管，團隊效率絕對倍增
如果你是員工，能力絕對突飛猛進

因為，

如果主管會看 or 其他人看得到 ...

不知道要做什麼的人，

總要努力裝忙、灌水一下，只好動腦筋「思考」，過程中就會不小心養成「慢想」的習慣，以及「有做事」。

整天很忙的，

也可以稍微停一下寫日誌，省思一下自己在忙什麼，想清楚再做，可以有效避免落入無頭蒼蠅瞎忙的情況。

孫子兵法：「不戰而屈人之兵謂之上上策」。

透過營造寫工作日誌的環境 (使用 xms+ 平台，善其事利其器)，

從小地方開始，就能自動產生「動機」(不是用逼的)，實踐福格的行為模型 (B = MAP) 的關鍵第一要素 Motivation，成功改變習慣，這就是幫助同仁提高工作效率的上上策！