每天只要 10 分鐘
從案例經驗的「紀錄、確認、分享到傳承」，建立學習型組織文化！
過去 10 年做不到的，3 個月後就做到，有沒有很厲害呢？
哪些經驗值得記錄？
只要能幫助工作執行的，都是值得紀錄的經驗，例如：
- 專業知識
這通常在學校已經有系統的學過了，也是企業正式教育訓練的常見內容。
- 核心職能
像時間管理、人際溝通、專案管理等對工作執行或團隊合作有幫助的技巧和觀念。
- 標準作業流程 (SOP)
每個職務所需的流程和步驟 (SOP)，例如開模具的方法、每月薪資結算等，這些是公司運作的基礎，通常組織內都有各自的 SOP。
- 問題處理
常發生在 70-20-10 法則當中的「做中學 (70%)」和「互動學習 (20%)」，通常需要時間慢慢累積，也是經驗老手和新手之間的最大差異。
能全部紀錄當然最好，
而且有紀錄才能訓練 AI，成為公司持續發展的重要基礎。
如果一開始推動，
哪一種的紀錄門檻比較低、又很快有成果呢？
難度分析
專業知識，
需要有系統有結構，記錄和整理的難度很高，曠日廢時、學習時間也很長，短時間內不容易看到效果與獲得成就，容易缺乏動機就不容易持續執行。
流程 SOP，
也有類似的特性，而且需要在做的時候驗證 (正確與實用)，憑空想像整理的效果通常不太好。
核心職能，
一般人恐怕比較沒有辦法去整理，這也是通常會找外部有經驗的專家講師來授課的主要原因。
問題處理 (FAQ)，則有幾個很棒的特性：
- 結構簡單
不用長篇大論，只要紀錄「問題描述、關鍵原因、當下處理方式、未來如何避免」這幾個重點就好，很好寫、門檻低，
- 獨立且高 CP 值
不像專業知識、流程 SOP 等，彼此關聯性高，要等到整理完整後才有價值。每個記錄都有助於降低問題重複發生的機率，避免不二過。
- 傳承容易
因為短，每一次的紀錄都可以透過 LINE 分享，拿起手機花 5 分鐘就學會，小小的行為就可以獲得成就並帶來動機。
此外，這很可能在公司早已是行之有年的制度了。
例如，一般公司都有案例分析或檢討，並留下紀錄 (問題描述、關鍵原因、當下處理方式、未來如何避免等)，希望從錯誤中學習，下次不要再發生。只可惜雖然都有記錄，但效果有限，問題依然不斷的發生 ...
從「問題處理」開始，事半功倍！
經過上述分析，從「問題處理」開始紀錄是首選！
門檻相對低很多，因為建構在既有的制度之上，不用改變習慣，相對容易。
而且只要再做一點點小小的改善，還可以解決目前有紀錄但不好傳承的問題，獲得成就。
紀錄方式也很簡單，
建議可以參考知名的 8D 問題解決法簡化版，透過 4 點識別出問題及其背後真正的原因，並且有效避免問題再次發生。
問題是什麼
關鍵原因
處理方式
未來如何避免
尤其是未來如何避免，是 PDCA 持續進步的關鍵，
以下是參考的執行步驟：
- 訂 KPI
讓執行有制度可遵循，並帶出動機，例如，每天記錄一個問題和處理的方式，詳細請參考下方內容。
- 設計微課程、測驗
將每一個問題都設計成對應的測驗題目。
- LINE 分享
同仁只要拿起手機，花 5 分鐘就可以學會一個案例的經驗。
- 傳承
回想，是幫助學習與長期記憶的一項強大工具！
只要每個月透過課程的測驗，引導逐項、仔細地回顧確認 1 個月發生的問題、解法與未來如何避免的方法，進行有效率的回顧與傳承。
如果能順利落實，
就有機會將過去 1 年期間碰到的問題，例如：容易忽略、犯錯、混淆、遺漏等問題都紀錄。
並且只要一個考試，Open book 要求考 100 分，只能考 3 次，就可以非常有系統的引導同仁認真回顧許多前輩累積多年的經驗，達到10 倍速經驗傳承的驚人效果，解決目前有記錄但不好傳承的問題。
阻力與對策
聽起來很棒，但大家都沒這個習慣，認為會增加工作負擔 ...
由於制度會改變人的行為，通常大家都比較抗拒！
因此，一般公司在推動新制度時，就很容易失敗。
要如何克服呢？關鍵就是
- 改變環境
- 從小地方做起
舉個例子，西瓜本來是圓的，但我們卻可以違反自然，種出方形的西瓜。
做法就是在成長過程中放進方形的玻璃瓶中，慢慢型塑成我們想要的樣子。
在「設計你的小習慣」這本書中，
- 動機 (Motivation)
沒有動機就提不起勁、不容易持續。
- 能力可及 (Abilibity)
做得到的小小行為，稍微有點門檻就很容易放棄。
- 明確的提示 (Prompt)
提醒該做了，例如，下班前 10 分鐘要寫一個問題與處理方式，「缺乏提示」嘗試無法養成習慣的關鍵喔。
依據 B = MAP 模型，書中提出對應的 ABC 原則
- Anchor Moment：就是「明確的提示」
- New Tiny Behavior：設計一個簡單到能輕鬆做到的小行為
- Celebration：給自己肯定，讓自己有成就感，這樣才能激發持續行動的動機
套用在公司中，動機其實就是「制度」，透過訂 KPI 來驅動大家行為。
參考 KPI
根據這個 ABC 原則，我們設計了以下的參考 KPI：
- 潛力同仁
一個部門挑出 1~2 位，每天記錄一個問題與處理方式，100 字以內就好。這就是一個簡單的小行為。
- 主管
每天要和同仁面對面開會，檢視一個問題，陪同仁練功，並發到 LINE 群組分享，幫助團隊一起變強！
- 一般同仁
每天花 5 分鐘，學會一個案例經驗，一樣是一個簡單的小行為。
- 部門
每個月建立一門課程，把累積的問題整理成測驗，透過要求考 100 分的小技巧，引導同仁再次逐項、仔細地回顧。
每天只需要10分鐘就能完成，既不會影響正常工作，又能輕鬆執行，讓大家不會感覺有太大壓力，自然也減少了同仁的抗拒心理！
每個人都要紀錄嗎？
不用唷！
當然是找配合度高、能看到成果的同仁啊！
假如將部門內的同仁依表現分成 3 類：優秀、一般、表現欠佳。就從「一般」這一類的裡面挑一個有潛力的，理由很簡單：
- 優秀
他們通常已經很忙了，要去做事、趕快去賺錢，這是我一位金融朋友說的 :-)
- 表現欠佳的
可能過去的學習方法 or 態度不太對，通常教起來效果也不太好。
- 一般
從中挑出 1 ~2 個就好，協助他們變優秀，CP 值超高！
萬一連一個也找不到呢？
那就從自己開始紀錄吧！至少這樣可以幫助自己，也能帶動團隊一起成長。
就像一本書《OUTPUT ~ 最高學以致用法》裡說的那樣。
