第一章、用 AI 幫團隊業績成長 20%
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打造不會胡說八道的 AI 知識庫
播放影片: https://training.xms.tw/media/4916
特別提醒
影片是 AI 依據文章內容生成的，雖然內容可能和原文不一樣，但依然可以幫助我們從延伸的觀點來理解文章的核心概念。
只要每天 10 分鐘，建立一個微小的習慣 / 行為
- 什麼都問 AI
- 從 AI 統計中，整理重要且常見的 FAQ
就能突破知識管理的千古難題：
- 經驗進不去
- 不好維護，導致「過時、不完整、重複、資料矛盾」等問題
- 需要時，找不到
而且還能避免 AI 一本正經胡說八道的問題！
需求 ~
有問題要問誰？以前的人怎麼做？
這是職場上最典型普遍的需求，只是現況常常是
- 不知道要問誰
- 對方在忙
- 問題會不會太簡單？ (不好意思問)
- 對方忘記了 ...
在 AI 的時代，當然就問 AI 呀！
AI 的侷限 & 解法
只是外面 AI 的回答不一定是公司內的做法，
而且還蠻常一本正經胡說八道，沒有經驗的人也不好判斷。
這些問題直接對症下藥的解法，就是 ~
- 收集經驗
建立公司專屬的 AI 知識庫，紀錄公司內的做法與經驗。 - 避免 AI 幻覺
那就不要讓 AI 生成，改成檢索知識庫，直接輸出人整理的 QA 就好。
延伸閱讀：
收集經驗，是關鍵的第一步
Internet 再好的內容，也不一定是公司內的做法，
沒有企業專屬的經驗，AI 就只是陪你聊天 (Chat) 的博士，還會充滿幻覺地一本正經胡說八道。
因此，
第一步當然就是
要先能把員工大腦中那些經驗、眉角 (隱性知識) 給記錄下來，否則一切免談。
只是這最基礎的「記錄經驗」，
幾乎所有的企業就卡關了，原因不外乎是
- 不知道要寫什麼
「平常在做什麼、別人都問哪些問題」，
發生的當下都能侃侃而談，但要憑空用想的，即使絞盡腦汁能寫的也沒幾個。 - 很難寫
除了不知道怎麼寫之外，大部分的人也不容易精準表達。 - 沒時間
事情都做不完了、每天被業績追著跑 ... 哪有時間？ - 找不到
以前用關鍵詞很難找，寫了又找不到，自然不會有動機。
不知道要寫什麼？
就發生當下，將「碰到、做錯的事情」記錄呀，這正是「經一事長一智」那個智慧的來源。
很難寫？
這簡單，照著 PREP 表達框架就會簡單很多。
沒時間？
那一天花 10 分鐘就好，這樣就一定不會影響到工作。
找不到呢？
現在的 AI 很厲害，能突破「找不到」的問題，再次為知識管理帶來希望！
延伸閱讀：
解法 ~ 什麼都問AI、整理FAQ
70-20-10 的學習法則告訴我們，70% 的經驗來自工作中的累積，
也就是「碰到問、做錯學」，要「很久」才能累積。
這就給了明顯的線索，
那就在碰到、做錯時紀錄，也就是「經一事長一智」過程中的知識來源「經一事」紀錄下來就對了。
要如何做到「碰到、做錯」的時候記錄呢？
方法很簡單！ 就 2 個步驟而已：
- 甚麼都問 AI
除了能收集到需求之外，更可以透過 AI 的回應，看到知識庫中過時、不完整、重複等各種問題。 - 整理 FAQ
QA 是紀錄經驗最簡單直接的方法，只要再加上一點行為設計，就能有效解決知識進不去的問題。
這樣就能把人才的隱性知識，轉化成 AI 可以用的顯性資料！
延伸閱讀：
為什麼是寫 FAQ？
因為 Q&A 的結構，
是紀錄經驗 (看到 A，就想到 B) 最直接、最簡單的方式給記錄下來。
而且還能直接對症下藥，
用高效率的方式解決問題！
此外，傳統的「文件」
通常只適用於少數「必須」且「變動不大」的經驗紀錄，佔人才經驗比例極低，甚至連 5% 都不到 ...
原因不外乎
很難寫、不好維護、大家不想看 ... 沒動機，就不會想花力氣。
延伸閱讀：
我還是有問題 ...
只花 10 分鐘？
這樣能記錄的就很有限，萬一記錄的內容還有錯，還值得做嗎？
當然值得！
而且這些擔憂其實還好喔，因為
同一個領域，重要且常見的問題通常不會超過 200 個 (類似的不算)，
每天 3 個，一個月 66 個，3 個月就能累積完成！
只要進入 PDCA 持續改善的循環，
就能讓「用的到」的經驗，提高「覆蓋度和正確率」。
以下是執行時可能會遇到的問題和對策：
推動 & 執行步驟
工欲善其事，必先利其器
好的工具是第一步，xms+ AI 絕對是首選。
此外，
還要能避免殺雞用牛刀、用錯地方的窘境，
簡單可行的策略 (制度) 就是關鍵！
只要設計的制度能符合「設計你的小習慣」一書中的「ABC 原則」(Anchor-Behavior-Celebration)，
再加上「對的執行者」，就一定會成功喔！
怎麼開始呢？很簡單！
- 建立 AI 小幫手
為每一個應用建立專屬的小幫手。
因為同樣的問題，在不同應用的做法可能會不同，就像人類有各種專家一樣。 - 基礎建設
將現有文件，拖曳到指定的來源資料夾，
AI 就可以據此回答問題。 - 整理FAQ
根據使用者的問題，提煉出更精準的答案和思維框架。
這是突破目前 AI 幻覺的唯一方法，也是推動知識管理的必要步驟！ - 持續改善
從提問中，就可以看到需求與改善的方向，只要每天花 10 分鐘，依據 AI 統計資料的引導，就能持續建立與優化內容。
知道和做到，往往還是有落差。
為期 4 週，每週兩小時，只要照著做，基本上都會過關喔。
延伸閱讀：
Bonus 加值：10 倍速高效率經驗傳承
好不容易收集到的珍貴經驗，
如果沒有在做之前教會員工，還是會做錯 ... 只能事後亡羊補牢，實在可惜。
這問題一樣簡單！
就把這些經驗，透過 AI 變成測驗題目，就能迅速幫助員工快速獲得「基礎經驗 和 敏銳度」，就可以大幅降低執行時的錯誤率。
延伸閱讀：
重點整理
只要每天 10 分鐘，建立一個微小的習慣 / 行為
- 問 AI
- 整理 FAQ
並且落實 PDCA 持續優化的精神，
就能從零開始，3 個月內就能打造企業內專屬的 AI 知識庫，
同時建立制度，成為企業持續發展的關鍵基礎！
補充：Q&A 進階版 ~ 案例分析
好，還可以更好！
我們可以在 Q&A 之外，再加上分析「關鍵原因」以及思考「未來如何避免」。
這就是企業常見的「案例分析」做法，
找到問題的根源，對症下藥從源頭解決，就能避免未來再次發生。
這樣就能讓每一次的經驗，都成為持續改善 (PDCA) 的養分，
深化解決方案之外，還能轉變思維，幫助團隊一起變強，並形成企業文化！
為了讓紀錄與傳承經驗更有效率，
xms+ 特別設計兩種類型的案例分析：
- 問題處理
透過「問題描述、關鍵原因、處理方式、未來如何避免」4 個重點，有系統地分析實際發生的事件。 - 重點分析
提供很簡易的介面操作，一項一項地紀錄每一個重點。並透過視覺排版清晰呈現。
同樣的，xms+ AI 測驗也有針對這種形式的經驗進行優化
用測驗題組的方式，更完整引導與呈現案例經驗的重點！
評語
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- 位置
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- 資料夾名稱
- AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，3 個月提升團隊業績 20%
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2025-12-25 08:50:40
- 最近修訂
- 2026-01-26 09:38:22
- 長度
- 09:03