開始前的預備
要開始問 AI 之前，要先做以下預備
- 建立 AI 小幫手
可以依據不同的需求建立不同的小幫手。 - 設定來源資料夾
指定 AI 小幫手回答問題時的參考來源。
更詳細的操作，
請參考：「建立 AI 小幫手，3 分鐘搞定！」
要打造 AI 知識庫並同時進行 10 倍速經驗傳承，
每天只要 10 分鐘，執行以下 4 個步驟就能成功。
建議先從 1~2 個種子部門試行，
好處是可以避免一開始大家都是白老鼠。
試行期間逐漸熟悉流程與累積經驗，
成功後，就可以將經驗設計成公司的制度，進行典範轉移，成功率就會大幅提高。
怎麼做呢？
假設部門有 10 個人，有 3 位經驗豐富的資深同仁，4 位配合度較高的年輕人，
就可以用以下符合 SMART 與 ABC 原則的流程與制度來推動：
- 問 AI
4 位年輕人，每人每天將一個工作中碰到的問題 PO 到 AI 小幫手。
PO 問題，通常 2 分鐘內就能搞定。
執行時間：每天 下班前 10 分鐘 - 整理 QA
3 位「能寫」的資深同仁，每人每天從問題中挑一個來寫成 QA。
要怎麼挑呢？可以參考 AI 的統計分析，如常見問題、不滿意 or 無法回答的問題集等。
只要遵循 PREP 結構 (先寫 重點P 再寫 理由R 和 舉例E)，
一回生二回熟，熟悉後大部分的 QA 都可以在 10 分鐘內完成喔。
執行時間：每天 下班前 10 分鐘 - 站立會議
主管帶領每天用５~ 10 分鐘，找參與的人一起確認、修飾 QA 以確保 AI 可以回答問題。
這個階段通常會很有成就，因為發現 AI 好厲害，可以找到我們寫的東西！ (成就可以帶來動機)
執行時間：每天 上班一開始 的 10 分鐘。 - 10倍速經驗傳承
每個星期，只要 1 個步驟，就能透過 AI 將過去 1 週收集整理的 QA 設計成測驗題目。
讓其他人，透過課程與測驗的引導，逐項仔細地確認這些珍貴的經驗。
執行時間：每星期五下班前 10 分鐘
就這麼簡單的流程！
要特別注意的是 ~
「執行時間」非常重要！
要符合 SMART 的 T (time-bound) 和 ABC 的 A (Anchor moment)。
這常常就是一般企業推動不順利的主要原因。
每天收集 3 個 QA，
一個月就有 66 個，
三個月就能收集到 200 個常見且重要的問題與解答，
涵蓋關鍵 20% 以上的重要經驗。而且這些就像錦囊妙計或教戰守則，能快速解決問題。
同一個職務常碰到的問題，
扣掉重複類似的，一年頂多就兩三百個，3 個月就能搞定！
xms+ 操作教學
- 1.
- 2.每天問 AI 一個問題請 4 位年輕的同事，每天問 AI 一個問題。除了工作專業的問題之外，什麼都可以問喔，甚至連「哪裡的飲料好喝」這類生活話題也很好。這樣就完全沒有難度了。或許一開始的問題不是很重要，但只要養成「問」的習慣，之後的問題就會慢慢以工作專業的為主。
- 3.每天整理 3 個問題請 3 位資深同事，每個人每天花 10 分鐘就好，從 AI 小幫手的問題統計中，挑 1 個問題來整理。流程如下：
- 找重要的 Q&A
透過統計資料，過濾出「不滿意的 or 無法回答」的問題。
更完整的說明，可以參考：「依據 AI 統計資料，持續改善的操作流程」 - 寫 FAQ
在「資料夾 / 常見 Q&A」，新增「FAQ」
FAQ 怎麼寫才簡單效果又好呢？可以參考：「FAQ，怎麼寫？」
圖1: 找重要的 Q&A
圖2: 寫 FAQ
- 找重要的 Q&A
- 4.確認主管每天固定時間，例如早上 9:30進行 5~10 分鐘的「每日站立會議」當面確認整理的 Q&A 內容。確認的同時，建議就直接修改，可以減少來來回回的次數。補充：上傳者和資料夾的管理者都可以編輯使用「工具」下拉選單的「編輯」，就可以修改內容。
- 5.LINE 分享主管將確認後的內容，PO 到 LINE 群組分享，幫助團隊持續一起變強。
- 6.10倍速經驗傳承每個星期，就可以透過資料夾的「建立課程」功能，將過去這段時間的 FAQ 整理成一門課，並且透過 AI 技術將每一個 Q&A 設計成測驗題。幫助同事複習過去這段期間累積的重要經驗。
評語
請登入後才可以評分