1. 知識庫
  2. 目錄總覽
  3. 人工智慧之道 ~ 打造不會胡說八道的 AI 知識庫
和客戶的每一個互動與回應，都是經驗
既然都花時間寫了，就不要浪費！

你是否也曾遇過這樣的情境呢？

每次不同客戶問類似問題時，就去搜尋 email 看看以前是怎麼寫的，
找不到時，只能再重寫一次，
更慘的是，總覺得這次寫得沒上次好，好像哪裡沒寫到 ...

其實，解法很簡單！
無論是在 LINE、email 還是討論區，
既然都花心力寫出來了，就不要浪費！

隨手花 2 分鐘複製、貼上、稍加整理，
就能把這些經驗用 Q&A 的形式紀錄下來，幫助未來的自己和有需要的同事。

你可能會想：
我試過啊，可是做沒幾次就不了了之，堅持不下去；
寫了，下次卻又不能直接照抄，需要時也常常找不到 ...

沒關係，這些問題都有解！

不能照抄？
寫的時候，可以用 PREP 框架（Point、Reason、Example、Point）來撰寫，
不只降低整理門檻，也更接近「原則」層面，更容易舉一反三靈活應用在不同情境。

細節不同怎麼辦？
如果覺得之後用得到，就都寫下來，多一點版本備用，總比臨時重寫有效率！


找不到？
沒問題，這正是 xms+ AI 的強項！
問法五花八門，無論你怎麼問，它都能從眾多紀錄中找出最貼近的回應。

但別忘了，如果「不會問」或「當初寫不清楚」，
就不是 AI 的問題了，沒有好的內容，就像巧婦難為無米之炊，AI 也幫不上忙。


執行步驟
以下是一個典型的客戶互動案例，只需要 2 個簡單步驟：
  1. 問 AI
  2. 整理成 FAQ

就能實踐「邊做邊記錄、下次照著做」，一舉突破知識管理的三大挑戰：
  1. 經驗，進不去
  2. 不好維護，資料就會過時、不完整、重複 ...
  3. 需要時，找不到

補充：SOP 很重要！
標準化和規格化，是 iphone 一年能穩定生產幾億隻高品質手機的關鍵，
同樣的，遵守流程也能幫助我們「時間花更少、回應做更好」喔。
重點

  1. 流程(1) ~ 客戶提問、建立 Q&A
  2. 1.
    客戶提問
    在討論區，客戶問一個系統操作的功能：
    「申請單據已核准，無法變更或作廢， 有適合的處理方式協助解決此類情境？ 」
  3. 2.
    問 AI
    將問題貼到 AI 小幫手。
    因為知識庫沒有類似資料，AI 就無法回答。
  4. 3.
    回應客戶
    在討論區回應，但先不要送出喔
  5. 4.
    整理 FAQ
    將討論的內容複製貼上，稍微調整一下就搞定！
    而且這還可以再次「檢查和潤飾」回應的內容。
  6. 5.
    再次問 AI
    用類似的問題，再問一次 AI，
    看是不是有正確回應 or 列出參考資料，確認 AI 可以理解所寫的內容。

    因為透過 AI 強大的功能，
    可以幫助我們確認寫的內容是否夠清楚。
  7. 6.
    將回應送出
    整理好 FAQ 後，就可以送出囉。

    小提醒：
    如果之前的步驟就送出，一般人就不會整理 FAQ 了。


  8. 流程(2) ~ 繼續問、持續改善
  9. 7.
    客戶繼續問
    這次提出其他建議 ...
  10. 8.
    改善 FAQ
    將新回應的內容，補進 FAQ，內容就會越來越完整了。


  11. 總結
  12. PDCA 持續優化知識庫
    和客戶互動的過程，都是經驗！
    在剛剛的流程中，就只有簡單 2 個步驟
    1. 什麼都問 AI
      讓AI 找出答案或值得改善的地方。

    2. 持續優化 FAQ
      只要花 3 分鐘隨手複製貼上！
      就能解決經驗進不去，不好維護造成的過時、不完整或重複的問題。

    只要每天 10 分鐘，就能建立企業內高品質的 AI 知識庫，有沒有很簡單呢？

    想都是問題，做才有答案
    站著不動的，永遠是觀眾

    心動，不如馬上行動！
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      1. Q1.
        [案例] 寫 FAQ 時潤飾，提升回應的品質
      位置
      1. 知識庫
      2. 目錄總覽
      3. 人工智慧之道 ~ 打造不會胡說八道的 AI 知識庫
      資料夾名稱
      人工智慧之道 ~ 打造不會胡說八道的 AI 知識庫
      上傳者
      蘇德宙
      單位
      台灣數位員工
      標籤
      操作, 持續改善, PREP, 整理QA, 邊做邊紀錄, 知識管理挑戰, xms+ AI, 問AI
      建立
      2025-04-15 06:58:52
      最近修訂
      2025-12-08 11:46:17
      引用
      1
      1. 1.
        第一章、人工智慧之道
        1. 1.1
          一本正經、胡說八道的結果 ~ GenAI 鴻溝
        2. 1.2
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          AI 人工智慧之道 ~ 打破砂鍋問到底！
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          降低寫 FAQ 的門檻
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        第二章、需求 & 解法
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          每天10分鐘，3 個月內打造專屬的 AI 知識庫
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          用 AI 進行 10 倍速經驗傳承
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          突破知識管理和教育訓練，收集經驗是關鍵！
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        第三章、打造 AI 知識庫，每天只要 10 分鐘！
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          從現有資料，打造 AI 知識庫
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          為什麼是寫 Q&A？
        7. 3.7
          已經有文件了，為什麼還要寫 FAQ？
        8. 3.8
          只有文件的 AI 知識庫，不會成功！
        9. 3.9
          寫 FAQ 很麻煩耶 ...
        10. 3.10
          寫 FAQ 的好處
        11. 3.11
          FAQ：怎麼寫？
        12. 3.12
          有記錄到的這麼少，還值得做嗎？
        13. 3.13
          寫下來是錯的，要怎麼辦？
        14. 3.14
          打通任督二脈 ~ 建構 AI 知識庫的同時，進行 10 倍速的經驗傳承
        15. 3.15
          執行流程 ~ 建構 AI 知識庫 + 10 倍速經驗傳承
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          輔導方案 ~ 導入 xms+ AI 知識庫
      4. 4.
        第四章、快速入門 ~ 執行 & 操作
        1. 4.1
          建立 AI 小幫手，3 分鐘搞定！
        2. 4.2
          依據 AI 統計資料，持續改善的操作流程
        3. 4.3
          寫 Q&A，抓住 3 個關鍵就很簡單！
        4. 4.4
          從互動中，整理 Q&A (邊做邊紀錄)
        5. 4.5
          從 AI 的回應中，整理 Q&A
        6. 4.6
          每天只花 10 分鐘，時間真的夠嗎？
        7. 4.7
          PDCA 持續改善 (含案例)
        8. 4.8
          Q&A 執行時的常見問題
      5. 5.
        第五章、記錄經驗 ~ 可以很簡單、有效！
        1. 5.1
          學會「問」，超級重要！！
        2. 5.2
          向 AI 學習！
        3. 5.3
          FAQ 怎麼寫？
          1. 5.3.1
            寫 FAQ (1) ~ 快速、高品質的標準化流程
          2. 5.3.2
            寫 FAQ (2) ~ 問題，要怎麼描述？ (原則與步驟)
          3. 5.3.3
            寫 FAQ (3) ~ 內容，先講重點就對了 (PREP)
          4. 5.3.4
            寫 FAQ (4) ~ 前提，有時候很重要
          5. 5.3.5
            寫 FAQ (5) ~ 排版，可以畫龍點睛！ (凸顯重點、增加可讀性)
          6. 5.3.6
            寫 FAQ (6) ~ 案例練習 (下標題、排版)
        4. 5.4
          表達框架
          1. 5.4.1
            表達框架 (1) ~ PREP 先講重點就對了
          2. 5.4.2
            表達框架 (2) ~ SCQA 提案就要這樣寫
          3. 5.4.3
            表達框架 (3) ~ 改變方程式 (Why & How + Action！)
        5. 5.5
          整理技巧
          1. 5.5.1
            ChatGPT 好的回應，就存起來不要浪費！
          2. 5.5.2
            問題不清楚的，怎麼整理 FAQ？ (用猜的、反問)
          3. 5.5.3
            寫工作日誌，一兼二顧 ~ 提高工作效率 + 記錄經驗
        6. 5.6
          寫文件
          1. 5.6.1
            文件：用「重點」來整理就會簡單很多
          2. 5.6.2
            操作手冊 (1) ~ 設計原則
          3. 5.6.3
            操作手冊 (2) ~ 流程 & 案例練習
      6. 6.
        第六章、知識管理 ~ 挑戰與突破
        1. 6.1
          知識管理的需求、挑戰與突破
        2. 6.2
          打通任督二脈：邊做邊記錄、下次照著做
        3. 6.3
          用 AI 實現「邊做邊記錄、下次照著做」
        4. 6.4
          突破 (1) ~ 經驗，進不去？
        5. 6.5
          突破 (2) ~ 知識過時、不完整、重複？
        6. 6.6
          突破 (3) ~ 找不到資料？
      7. 7.
        第七章、推動與執行策略
        1. 7.1
          訂目標 ~ 符合 SMART 原則就對了
        2. 7.2
          如何設計目標？
        3. 7.3
          把義務，化為無痛的習慣
        4. 7.4
          推動，成功方程式 (制度 X 負責人)
        5. 7.5
          改變 or 推動新制度，可以很簡單！「小行為 + 即時激勵」就對了
        6. 7.6
          改變 or 制度設計，要符合 ABC 原則
        7. 7.7
          組織成功變革的 8 個步驟
        8. 7.8
          大家的意願低 (可能因為忙、累)，如何設定目標才能 3 個月完成？
      8. 8.
        第八章、應用
        1. 8.1
          AI 時代，很多人也都在胡說八道 ...
        2. 8.2
          傳統 AI 應用的風險，以護理衛教為例
        3. 8.3
          資訊單位的 AI 小幫手
        4. 8.4
          3 個月，打造 AI 智慧護理衛教服務
        5. 8.5
          護理臨床經驗，可以 10 倍速傳承
        6. 8.6
          醫師案例報告，小改變大效果 (1) ~ 微調「重點整理」 ( take home message)
        7. 8.7
          醫師案例報告，小改變大效果 (2) ~ 使用「重點分析」
        8. 8.8
          每天 10 分鐘，3 個月提升團隊業績 20%
        9. 8.9
          AI 知識社群
      9. 9.
        第九章、PDCA 持續改善，打造更優質的 AI 服務
        1. 9.1
          優化 AI 知識庫 ~ 改善「過時」的問題
        2. 9.2
          優化 AI 知識庫 ~ 改善「不完整」的問題
        3. 9.3
          優化 AI 知識庫 ~ 改善「重複」的問題
        4. 9.4
          優化 AI 知識庫 ~ 以新增 FAQ 為例 (無法回答時)
        5. 9.5
          優化 AI 知識庫，同時進行教育訓練的案例
        6. 9.6
          不滿意的，就改善
        7. 9.7
          都找不到的，就先補 Q&A
        8. 9.8
          找不到 FAQ？就補上去囉
        9. 9.9
          無法回答的，就調整內容
        10. 9.10
          同義詞，找不到怎麼辦？
        11. 9.11
          優化 AI 知識庫 ~ 以新增 FAQ 為例 (AI 答非所問時)
        12. 9.12
          優化案例 (1) ~ 從現有文件中整理 FAQ
      10. 10.
        第十章、案例分析
        1. 10.1
          AI 「彙整」多篇參考資料時，內容可能不夠精準 (解法：建立 FAQ)
        2. 10.2
          有找到相關的文件，但無法依據現有的內容回答 (解法：建立 FAQ)
        3. 10.3
          系統中沒有任何相關資訊 (解法：建立 FAQ)
        4. 10.4
          有正確解答，但缺少重要的圖片資訊。(解法：建立 FAQ)
      11. 11.
        第十一章、10 倍速經驗傳承
        1. 11.1
          70-20-10 學習法則
        2. 11.2
          教育訓練，超高 CP 值的投資
        3. 11.3
          線上課程設計，10 分鐘就上手
        4. 11.4
          測驗 ~ 10倍速經驗傳承的關鍵
      12. 12.
        第十二章、設計測驗
        1. 12.1
          設計測驗，用 AI 就很簡單！
        2. 12.2
          AI 設計測驗 ~ 資料夾的 FAQ
        3. 12.3
          AI 設計測驗 ~ 案例分析
        4. 12.4
          AI 設計測驗 ~ 一般文件
        5. 12.5
          AI 設計測驗 ~ 課程
      13. 13.
        第十三章、我有問題 (Q&A 對症下藥)
        1. 13.1
          寫文件，為什麼這麼困難？
        2. 13.2
          閱讀文件，抓不到重點怎麼辦？
        3. 13.3
          一定要照著做嗎？差一點還好吧
        4. 13.4
          可以直接用現有的資料上 AI 嗎？因為還要寫 FAQ 很麻煩耶。
        5. 13.5
          AI 小幫手會問外面的 ChatGPT 嗎？
        6. 13.6
          寫好的 FAQ，可以用在哪？
        7. 13.7
          QBS ~ 寫一個 QA 還是分拆多個？
      14. 14.
        第十四章、操作教學
        1. 14.1
          [操作] 3 個月打造 AI 衛教小幫手 (含同意書範本)
        2. 14.2
          [操作] 生成 AI 小幫手 QRcode
        3. 14.3
          [操作] 建立護理臨床經驗的 AI 知識庫
        4. 14.4
          [操作] PGY AI 小幫手應用
        5. 14.5
          [操作] 建立電算中心的 AI 小幫手
        6. 14.6
          [操作] km+ 知識管理，10 分鐘快速入門
        7. 14.7
          [操作] 編輯器的基礎教學
        8. 14.8
          [操作] 插入圖片 (for 重點、FAQ)
      15. 15.
        [案例] PREP 改善 ~ 護理衛教「營養夠嗎？」
      16. 16.
        [案例] PREP 改善 ~ 護理衛教「為甚麼裝生理監視器？」
      17. 17.
        [範例] AI 智慧諮詢服務 ~ (給病人)
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