開始前的預備
學習目標：
- 每天 10 分鐘，盤點職務的技能與知識，包括：做什麼、怎麼做、問題處理等，成為職務經驗的入口。
- 建立職務說明書、職務工作盤點。
透過「職務工作盤點」，就能有效地收集並整理每個職務需具備的能力 ~ 做事的方法 (SOP)、問題處理 (FAQ) 以及相關能力 (核心職能) 等 (如下圖)，解決以下問題：
- 新人進到公司時，不容易完整有系統地教會他
- 明明之前就做過，卻忘了怎麼處理
- 工作交接 or 需要別人支援時，沒有參考資料
- 缺乏職務清楚的工作內容 (招募、績效等依據)
做法
就像寫工作日誌，只要每天花 10 分鐘，就可以落實「職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！」中「邊做邊記錄、下次照著做」的原則，從記錄「做什麼」開始，就像收集簿一樣，想寫的、可以寫的都盡量寫，接著透過 PDCA 循環持續整理與改善，解決傳統工作日誌無法彙整的困擾，一舉突破知識管理和教育訓練的挑戰 ~ 「經驗進不去、過時不完整、正確性」等問題，完整的工作經驗紀錄，就可以成為教育訓練人才發展的關鍵基礎。
以下是 xms+ 的主要流程，從職務說明書切入，完整串連職能相關的需求與功能，幫助同仁掌握以下重點。
- 要做什麼?
每一個職務各自盤點出來的工作事項 (職務工作盤點)。
- 怎麼做? (含問題處理)
連結到職務專屬的資料夾文件，紀錄工作相關的 SOP、FAQ 等。
- 核心職能
包括工作態度、時間管理等相關技能，例如「遇到困難的事情該怎麼辦？」就可以學習「知難行易 ~ 拆解工作 WBS」。
OKR 參考
目標：
- 熟悉職能知識庫
- 盤點職務需具備的能力
關鍵結果：
- 建立 2 個職務
- 建立 3 個對應職務的資料夾 (有一個職務對應兩個資料夾)
- 每個職務，在 2 星期內
- 職務工作事項
- 20 個做過的事情 (每天 2 個)
- 10 個遇到問題 (每天 1 個)
- 參考做法
- 整理 5 份文件
- 整理 5 個 FAQ
- 執行次數 10 筆
- 職務工作事項
重點
- 1.建立「職能」入口進入「系統管理 / 選單管理」，建議在「系統選單 or 網站選單」中，增加選項「職能」當入口。
- 類型：選「職能」
- 選單文字：可以寫「職能」or「我的職務」之類同仁容易辨識的用詞
- 2.進入職能管理
- 3.建立職務進入職務管理後，點擊「新增」即可建立 (例如：銷售員)，詳細步驟可以參考文件:「建立職務說明書」
- 4.設定人員職務職務相關的工作盤點，會由該職務的人員進行，設定的步驟如下：
- 從「職務管理」的清單中，點擊「職務名稱」的連結進入特定職務
- 從側欄進入「職務人員」，即可將人員加入該職務
- 5.設定部門與主管方便主管可以協助確認部門同仁的職務工作的相關紀錄。除了透過帳號同步建立部門與主管的關係之外，也可以由系統管理者在「系統管理 / 使用者管理 / 組織架構」中設定，包括：
- 建立部門
- 加入人員
- 設定部門主管
- 邊做邊記錄 ~ 職務工作盤點
- 6.進入職務工作盤點從「職能 / 我的職能」側欄「職務工作盤點」進入。
- 7.新增工作事項尚未紀錄的工作項目、問題或相關能力，就可以透過「新增」紀錄，例如：
- EverCam 出貨
- 教育版的認定？
- 遇到困難的事情該怎麼辦？
- ...
記錄技巧一開始每天只要花 10 分鐘記錄新遇到的事情 or 執行步驟 (檢核清單)，幾個月後就可以盤點出這個職務要做什麼，即使只有標題也非常有價值，因為有經驗的人就可以根據這些來教，成為教育訓練主題的重要參考！
- 8.設定參考做法這是「下次照著做」的關鍵步驟，透過「參考做法」的下拉工具，連結已經存在的「文件、FAQ、過去執行過的工作、網路資料」等，下次參考就很容易。例如：
- 「EverCam 出貨處理」就可以連到知識庫的文件
- 「遇到困難的事情該怎麼辦？」就連結到網路文章「知難行易 ~ 拆解工作 WBS」 (工作的核心職能)
這個步驟甚至還解決知識管理的兩大難題：- 知識找不到
因為職務工作盤點就相當於工作索引，從數以萬計的資料夾、文件中，快速找出和自己職務工作有關的文件，是知識管理的最佳入口。
- 過時、不完整
因為容易參照，「下次照著做」的時候，就可以持續檢視、改善原有的知識。
如果沒有資料呢？沒問題，就依照下一個步驟建立新的。
- 9.建立新文件 or FAQ建議一開始簡單列出「做過」的清單就好 (如下圖)，5~10 分鐘內就完成 (門檻低)，不夠完整沒關係，下次遇到時再補就好。例如，下圖主要流程1的「每兩個月整理一次」，就是新同事問的時候才補進去的。只要發生的時候，花一點點時間「邊做邊記錄」，工作 SOP (檢核清單) 或注意事項就會越來越完整，這就是之後教育訓練的主要內容。注意事項：就像檔案總管，檔案會存到特定資料夾內，盤點時，建立新文件或 FAQ 也會需要選擇儲存的資料夾，建立的步驟，可以參考下方最後面的補充說明。
- 下次照著做
- 10.記錄執行次數已經紀錄的工作事項，下次碰到時，就可以在「今日次數」下拉工具，透過「+1」的功能記錄執行次數，形成有參考價值的統計數據 (每月、每年等)。
- 11.開工作執行除了照著文件的步驟執行之外，更好的做法是透過「開工作執行 +1」，直接建立工作執行，並將文件中的「內容和檢核清單」自動帶入，幫助工作執行與後續追蹤。備註：開工作執行，主要是可以解決工作追蹤、品質、遺漏等問題，更完整的介紹，可以參考「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!」
- 確保品質、持續改善
- 12.標示成待確認當新建立的內容沒把握，或之前的做法看不懂、發現問題時，就可以「標示成待確認」 (粉紅色背景提醒)。
- 13.主管確認這是解決「資料正確性」和「過時、不完整」的重要技巧，更可以藉此進行機會教育！從「課程中心 / 主管專區 (含報表)」側欄進入「檢視工作盤點 (含統計)」，就可以檢視同仁的工作紀錄與統計。小技巧主管一天最多花 10 分鐘開會檢視、確認，沒有檢討完的，明天再繼續就好，好處包括：
- 實現 OJT (On Job Training)，持續教學相長
- 及時發現問題，因為檢視，常常就可以看到潛在的問題
- 訓練主管精準、高效率的處理習慣，避免會議冗長
- 只有 10 分鐘，不會影響本來的工作
- 14.調整內容 / 呈現方式每個人的紀錄方式與經驗不同，難免會需要調整，確認 or 討論的過程中就可以調整。例如，原本工作事項的「參考做法」是一個「拜訪客戶時要準備哪些資料？」 FAQ 形式，就可以改寫成文件，好處包括：
- 更方便寫詳細的重點
- 檢核清單
- 後續紀錄相關的 QA
- 15.類別管理當項目越來越多時，就可以切換到「類別檢視」，進行分類與項目的排序，也可以設定成預設的檢視模式，就不用每次切換。
- 16.合併 / 整理工作項目工作項目越來越多，即使有分類也還是不好找 ... 這就是知識管理典型的問題。將不同的工作事項合併、整理就很重要，例如
- 同一件事情的相關流程，就可以建立新文件合併
- 相關 FAQ，利用「移動」合併到同一份文件
方便查找相關內容並減少數量，如圖1 的紅框處都是「閱讀」文件，就可以合併成一份文件「閱讀文件」，將原本類似的工作項目寫到文件中。備註：因為執行次數在這個 case 相對不是很重要，因此不一定要特別維護喔。
- 17.統計報表主管可以從課程中心的「主管專區 (含報表)」的側欄進入「職務工作盤點」，就可以看到單位內同仁工作執行的統計數據。備註：
- 若是多單位的主管，可以從右上方切換到不同單位
- 系統管理者可以看到所有單位、帳號的盤點資料
- 18.設計測驗 (10 倍速經驗傳承)
- 19.PDCA 逐步改善碰到、且有需要再記錄，例如上次執行時遺漏的地方，就可以特別記錄，如下圖「插入圖片、加紅字、標註位置」強調，避免未來再發生，因為步驟很簡單，就容易執行。xms+ 文件包含幾項特色，方便記錄不同類型的經驗。
- 影片
有時候講解還是必要的，例如快速導讀底下內容的重點、注意事項。
- 內容
包括文字、圖片，是典型的文件內文。
- 附件
上傳相關檔案，例如 pdf, word 等，而且內文也搜尋得到喔。
- 重點
用來記錄 SOP 很方便，每一個重點可以獨立編輯、排序，並且有固定的排版格式 (清楚的編號、主題、描述、圖片)，降低整理、維護的門檻。
- FAQ
這是有經驗的人最重要的價值，知道問題該怎麼處理，也是越做越有經驗的記錄。
- 討論
還沒遇過的 or 之前沒記錄的，就可以提問，再將問題整理成 FAQ。
- 影片
- 補充
- 20.建立職務專屬的資料夾盤點時，建立新文件或 FAQ 會需要選擇儲存的資料夾，建立的主要步驟如下：
- 建立資料夾
在「知識庫 / 目錄總攬」建立專屬的資料夾，並將職務人員設成「資料夾的管理者」，賦予編輯、修改、刪除該資料夾的權限。詳細的操作，請參考「km+ 知識管理，10 分鐘快速入門」
- 建立職務和資料夾的關係
進入特定的職務說明書，例如「行政專員」，透過側欄的「職務資料夾」設定專屬的資料夾 (可以多個)。
補充說明：若沒有為人員事先建立可上傳的資料夾權限 (管理者 or 上傳者)，在新增文件、FAQ 時，系統會自動建立並設定權限，降低使用的門檻。
- 建立資料夾
檢核清單
評語
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- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
- 發表人
- 王大明
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2023-06-12 13:36:17
- 最近修訂
- 2024-10-27 14:31:45
- 引用
- 3