[案例] 寫下來還是不 follow，還要寫嗎？
文章重點：
- 用講的，效果很有限
- 解決認知落差，寫下來就對了
- 寫清楚，是第一步
- 寫下來，還是不 follow 怎麼辦？
- 推動很困難嗎？
- 要寫成文件 or 問題處理的形式？
- Output，可以讓每個人突飛猛進、爆發性成長
根據美國學者埃德加.戴爾 (Edgar Dale) 1946 年做的實驗，
如果只是用聽的，能夠記住的內容少的可憐，兩週後只剩下 5%，
另一項調查則顯示 90% 的人認為工作溝通存在嚴重的認知落差 ...
如果這也是您的困擾，那就「寫下來」吧！
- 容易忘記
這就是為什麼知識管理這麼重要的原因，只是不容易推動，通常第一關「紀錄經驗」就卡住，解法當然也是「寫下來」囉。 - 溝通認知落差
90% 的人都有同樣的困擾，花點時間寫下來，清清楚楚的，總比弄錯方向很努力做白工，事情來來回回，大家都辛苦又挫折來得好，這也是為什麼日本人很重視五遍信息溝通的原則。
口說無憑、也會忘記。
如果可以寫下來，因為可以共同參考，問題鐵定可以大幅改善。
寫清楚，是第一步
當然，寫下來的東西要夠清楚，不然問題還是一樣，
要怎麼寫呢？ 以下是參考原則：
- 標題
就是濃縮內容背後複雜的資訊，具體、具體、具體就對了，讓別人 or 一年後的自己可以快速掌握重點。 - 內容
掌握「分項列點 + 關鍵詞」兩個原則就對了。
「分項列點」的好處是重點清楚、方便執行，可以避開「敘事文」還要自己從一段內容中解析重點。
「關鍵詞」則有助於溝通、呈現結構和幫助記憶。
更詳細的說明，可以參考：
寫下來，還是不 follow？
這現象在現今世代蠻普遍的，因為資訊爆炸、短訊息當道，大家都養成 5 秒鐘滑過資訊的習慣，就越來越不會仔細確認「資訊」了，很容易「先入為主」用自己認為 or 熟悉的方式處理。
克服的方法，就是確實做到以下 5 個原則：
- 逐字、逐項仔細確認
因為資訊爆炸，現在大家看東西都不太仔細 ... 善用排版寫清楚之外，最重要的還是要仔細確認。 - 思考合理嗎？
仔細看之外，還要思考合理嗎？ - 有問題要提出
看不懂 or 不合理，就提出來討論 - 一切以紀錄為主
因為「印象」不可靠，容易落入「口說無憑」的情況 - 要很在乎
如果不在意，再好的方法都沒用 ...
這些看似天經地義、本來就該做的事情，為什麼這麼不斷發生呢？
關鍵原因就只是「不在乎」而已。
為什麼麼肯定呢？
有時候只要冷靜下來，捫心問自己 ~
如果真的很在乎，問題還會發生嗎？
答案通常就很明顯了。
根據心裡學的研究，沒有處罰付代價，真的很難改變 ... 因為不夠在乎。
雖然如此，寫總比沒寫好！
寫了還可以檢討，讓印象更深刻，多了一點點改變 / 破釜沈舟的機會，總比原地踏步好。
寫下來，沒有想像中的困難喔
講都容易，但現實通常很骨感！
因為大家都沒這個習慣，而且工作都這麼忙了，嘴巴講清楚就好，還要浪費花時間寫下來增加負擔 ...
更重要的是，很難寫耶，寫下來又被主管碎碎念，沒重點。
針對這些問題，解法不難喔。
- 沒習慣、很忙
那就每天固定花 10 分鐘就好，絕對不會影響現在的工作，也不好拒絕。聽起來好像有道理，可是時間這麼短可以寫什麼？寫不完怎麼辦？ ... 這些問題的解法可以參考：「職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！」。 - 很難寫？
我們的目的是希望清楚表達，不是寫意境幽美的文章，直白易懂比較重要。
善用「框架」和抓住「分項列點 + 關鍵詞」就搞定！
更完整的說明可以參考：「不會寫，怎麼辦？」
要寫成「文件」還是「問題」的形式呢？
用問題處理的形式來記錄，就像錦囊妙計一樣，遇到什麼問題，就有對應的處理方式，寫起來簡單，用起來直接有效。
FAQ 形式的缺點只是缺乏完整性，這時候就可以用文件來整理，形成一個完整的內容與脈絡，只是要寫得好的難度比較高就是了。
xms+ 的特色，可以同時結合這兩者的優點，在 文件下方，提供整理相關的 FAQ 的區塊，讓閱讀 / 執行時碰到問題時，可以快速查詢過去的處理經驗。
因此，建議可以遵循以下原則判斷：
- 文件：適合「專業知識 / 規範 / 步驟流程 (SOP)」等，就像一份 word、pdf、ppt 的內容。
- 問題：將遇到的問題收集到文件下方的 「問題Q&A」，也就是過去的經驗 (或 FAQ )。
以下面內容為例：
勞動部於110年7月7日修正發布「職業安全衛生教育訓練規則」，增設「高空工作車操作人員」規則，須接受相關安全衛生教育訓練課程16小時，且須通過學術科測驗，自111年7月7日實施，教育訓練課程如下 ...
雖然可以寫成問題的形式：
「高空作業車操作人員的要求?」
「高空作業車操作人員訓練要求」。
補充 ~ 寫下來 (OUTPUT) 的好處
只要改變方法，將工作和學習的重點放在輸出，每個人都可以達到突飛猛進的爆發性成長。
摘自下圖這本書的內容，日本 Amazon 商業書籍部門第一名！暢銷突破60萬冊！
評語
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- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
- 發表人
- 王大明
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2024-05-05 21:19:56
- 最近修訂
- 2024-10-13 12:46:01
- 引用
- 1