文章重點:
- 溝通,是專案執行很大的隱藏成本
- 解法 ~ 開工作寫下來就對了
- 工作描述的重點
- 執行技巧
溝通,是專案執行超級恐怖的隱藏成本,如果因為認知落差導致事情來來回回,大家都沒成就,心情也不好。
要如何避免呢?
就是把要執行的任務「開工作」,紀錄「要做什麼、怎麼做、誰負責、期限」就對了!
因為一旦落入認知落差、口說無憑的情況下,就會延伸出一堆問題與摩擦,專案執行就會很辛苦。
- 工作標題
要做到:看到標題就可以能掌握到要做甚麼 (內容的濃縮)、讓一年後的自己和別人看得懂,
下標題的參考步驟如下:- 列重點,能列的都儘量列
- 將重點排序,依重要性分類 (重要、次要、補充)
- 挑出最重要的,用關鍵詞當標題
- 工作內容
包括- 前提 (背景):如果執行者不熟悉的領域,有背景描述可以幫助理解。
- 需求 / 痛點:知道目的,比較可以減少歪樓,避開聽成 B 卻做成 C 的窘境。
- 工作項目:使用條列式,把要做的任何事情 (不依賴默契),盡量都列點出來,方便逐項確認、執行,減少遺漏。
- 期限
合理的期限超重要,可以避免落入「帕金森陷阱」,花太多額外時間做相對不是很重要的事情 (over design)。而且還有超多好處的,例如,主管和執行者一起評估執行時間時,在討論過程中很自然地就會分析執行的步驟與方法,可以更深入了解工作內容、並藉此經驗交流。
把要做的事情描述清楚是第一步,誰要開工作? 分拆工作的原則?如何執行和追蹤?
執行技巧
同事都不想開工作,或是工作描述不清楚,第一步就卡關 ... 別擔心,這些典型的問題只要掌握以下幾個技巧,照著練習,通常 1~2 週就可以順利導入。
- 主管開工作
一開始一定要主管開工作,因為主管通常比較清楚需求 (為什麼要做) 且有經驗,開工作的過程必須逐項描述,藉此仔細構思更深入了解工作,減少出錯。
可是主管很忙也覺得很麻煩耶 ...
首先,這本來就是主管的責任,寫下來都有落差了何況只是口頭指派,麻煩一點總比事花更多時間善後來得划算。
- 工作拆解,開小一點
最好一兩天內就可以完工,方便每天關心,快速養成習慣。一般而言,拆成獨立、小一點的工作比較容易執行,門檻低一兩天就完成、節奏明快,通常也會更有成就。同時也避免 95% 都完成了卻因為 5% 的項目沒完成而懸在哪裡,看不到進展、遙遙無期的失落感。更完整的介紹 可以參考:「知難行易 ~ WNS 工作拆解」。
- 一切以紀錄為主
口說無憑,一切以系統上的紀錄為主,包括工作內容、期限、討論、工作狀態等,萬一沒紀錄,就很容易有落差,產生不必要的摩擦,雖然一開始大家都不習慣上網填寫紀錄,並希望口頭說明,這時主管可以應用一些技巧來協助其撰寫紀錄,例如,請他先寫上去,晚上有空時再仔細看等。
反正無論是找同事寫 or 主管自己寫,就是要紀錄!例如:- 口頭討論的結論,要寫回工作內容、紀錄 or 討論
- 完成後變更工作狀態等。
- 每日站立會議
透過每日站立會議,建立一個團隊重要的溝通平台,藉此快速溝通與養成良好的工作習慣。
只要能把這 4 件事做好,專案執行的過程中,就可以讓事情清楚、減少來來回回,效率當然就提高囉。
以前,每天都有忙不完的事情,又多又亂 ...
現在,就從開工作開始,讓事情清楚、溝通順暢、好追蹤!
以下是 xms+ 的操作教學。