xms+ 專案管理教學 ~ 10 分鐘就上手!

要讓事情做更好、時間花更少，就 3 個訣竅

建立專案
基本上，平常只要會建 LINE 群組的，就建立一個專案 (可以取代 LINE 的討論)。
開工作
將平常寫在自己筆記本上 or 用 Excel 整理的待辦事項，改成在「專案」開工作就對了，透過系統追蹤就更容易。
每日站立會議
每天只要花 5~10 分鐘，就可以有效解決追蹤、溝通的問題。

xms+ 專案的主要架構為「團隊 / 專案 / 工作」，為了更快速聚焦，以下僅以「專案 / 工作」為主，權限說明如下。

誰負責管理專案系統?
專案中心管理者、系統管理者。
誰可以建立專案?
專案建立者 (在「專案管理」中可以設定)，系統管理者、專案中心管理者、團隊管理者。
誰可以看到專案?
除了「專案成員」之外，「系統管理者」和「專案中心管理者」 (專案系統的負責人) 也可以看到，因為是最高權限
誰可以開工作?
專案的管理者、專案成員。

登入系統後，進入專案首頁，就會顯示個人化的資訊，包括今日要處理的工作、相關討論等，當事情清楚、溝通順暢、減少減少來來回回，效率自然就會提高，主要功能說明如下:

今日工作、逾期的數量
透過醒目的數據，列出今日、本週要執行的工作。
我的工作
按照期限排序，列出我負責的工作 (來自不同的專案)，幫助我們按部就班，一次處理一個問題。
最新討論
列出所有我參與 or 有閱讀權限的專案討論，讓討論不漏接。
我追蹤的專案
隨著時間參與的專案很多時，幫助我們關注在重要的專案。
我追蹤的工作
幫助我們追蹤特定工作的進度。
更多特色
團隊工作狀態總覽、工作執行分析、 .... 幫助我們掌握團隊與專案執行的情況，提高效率。

關於更多的應用說明，可以參考:

「工作交辦、追蹤、執行與持續改善，掌握關鍵就很簡單!」

以下將從典型的專案執行流程切入 ~
從建立專案、開工作執行、討論、寫工作紀錄、追蹤、 ... 的步驟中了解 xms+ 的專案管理設計與特色。

快速入門

1.

建立專案

有管理權限的帳號進入專案中心，點擊側欄的「專案管理」，即可建立專案。

Q. 一個計畫建立一個專案好呢？還是要分拆成不同的專案？可以建立子專案嗎？
2.

設定專案成員
進入專案，點擊側欄的「專案成員」，就可以加入成員。

延伸閱讀:

設定專案成員、使用者管理 (建立帳號)

補充說明:

如果是團隊下的專案，團隊成員就會自動成為專案的成員，方便團隊專案的進行。
3.

指派工作
只要是成員，就可以點擊「新增工作」，建立工作並指派負責人、完成期限等。

建立的工作就會依照完成期限，清楚的列在「我的工作列表」，幫助我們依序完成規劃的工作，避免工作雜亂的困擾。

要如何開工作呢？可以參考：
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)

執行小技巧

建議將工作分拆成小的工作 (一兩天內就可以完成)，讓工作範圍更小、減少變因就更容易執行。並要求完成時寫一兩行的處理記錄，打鐵趁熱，「隔天」就詢問是否完成工作，藉此建立習慣。

一般人可能不會上網寫紀錄 (習慣還沒建立)，並希望口頭說明，這時主管可以應用ㄧ些技巧來協助其撰寫紀錄，例如，請他先寫上去，晚上再瀏覽。
4.
工作執行

執行過程中，可以透過以下機制，幫助工作做的又快又好。

檢核清單
可以自行建立，將要處理或確認的的事項，逐項紀錄與完成。

討論
透過充分溝通，減少落差，或是將面對面的溝通結論寫回「討論」與「工作內容」，有所依循。
每一次的討論，都會透過信件提醒相關的人員，方便進行互動。

處理記錄
幫助自己掌握執行過程中的細節與進度。

當工作完成後，就可以變更狀態為「已完成」，系統就會自動寄信通知給相關的人員，包括專案管理者、開工作的人以及負責人。

延伸閱讀:

建立檢核清單、討論、處理記錄
5.

工作驗證

有許多工作的性質需要其他人協助驗證，以確保工作品質，這時候就可以透過「已完成」的列表，逐項確認，並透過驗證記錄，設定通過 or 不通過。

當被設定成「不通過」時，工作狀態就會自動變成「進行中」，方便原負責人後續修正。

補充說明:

系統會統計驗證不通過的工作，幫助團隊整理出可能的問題，提供持續優化團隊的重要參考數據。
報表查詢

提供多種報表分析，幫助主管快速掌握團隊的工作狀態，藉此調整或協助改善。
6.

工作記錄 (週報)
提供個人檢視當週詳細的工作相關記錄，包括已完成、進行中工作、建立的文件、FAQ、參與的討論等。
7.

單位報表

單位主管可以看到部門內所有同仁的工作列表與統計，或是查詢個別同仁的工作週報。
8.

工作與紀錄總覽

可以查看專案或團隊中成員的工作內容與最近紀錄詳細列表，快速瀏覽整體工作狀態，例如哪些工作已經過期，並從紀錄中快速得知原因。
9.
執行每日站立會議
這是落實專案追蹤、減少認知落差的關鍵，每天 10 分鐘，從「工作與紀錄總覽」快速檢視團隊的執行狀況外，更可以經驗與資訊交流，達到快速應變與分散工作負擔的目的。

更完整的執行技巧，請參考：

每日站立會議

[操作] 團隊管理
實用的技巧

以下僅列一些初期使用的小技巧，等熟悉後，相信就可以自行發覺更多解決專案執行的許多特色功能。
10.
ctrl-V 貼圖

文字有時候不容易描述清楚，一張圖常勝過千言萬語。

貼圖很簡單，ctrl-V 就可以將剪貼簿上的圖片貼上。

補充說明:

如果來源是網站的圖片 (非本機)，建議點擊「」先上傳到網路資料夾後再插入，更詳細的說明，請參考我們整理的文件：「[操作 ]編輯器的基礎教學」。
如果來源是電腦檔案夾中的圖片，也可以直接拖曳到編輯器中就會直接上傳並貼上。

更多的編輯技巧，請參考「編輯技巧 (含上傳檔案)」。
11.

全文檢索
可以跨專案搜尋 or 只搜尋專案內，快速找到工作當初設計的考量、遇到的問題、背景 ... 等重要資訊，這就是知識管理很難記錄的「經驗」。
12.
使用標籤

雖然任務是工作分類的一種，但標籤可以看成是不同面向的分類，幫助我們將工作進行標示或提醒，例如:

ez
比較容易的工作 (可能是難度 1~2)，方便分派工作給比較年輕的工程師。

客戶
藉此提醒這是客戶端的想法，也常當作分派工作時優先順序的參考。
13.

優先處理

有些特別重要的工作，可以標示為「優先處理」，就會出現在列表的最前面，隨時提醒。
14.

善用計時器

進入工作的「處理記錄」，就可以啟動計時器，幫助我們記錄這項工作花了多少時間。

如果很快就完成，對自己就是一種很好的鼓勵 ~ 高效率帶來的成就 :-)

萬一時間超過預期，因為有明確的數據，就比較容易幫助回頭檢視可改善的地方 (吾日三省吾身，持續進步的態度)。

檢核清單

評語

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