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    專案執行，成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)
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專案執行，成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)
長度: 07:53, 瀏覽: 892, 最近修訂: 2024-11-07
文章重點：
  1. 認知落差，絕對是專案執行超高的隱性成本
  2. 這些問題不解決，專案執行就很辛苦
  3. 執行關鍵 ~ 事情清楚、溝通順暢、追蹤
  4. 成功方程式 ~ 開工作 X 每日站立會議
  5. 團隊成員特質 ~ 逐項確認、理解、有問題就問、要很在乎
  6. 導入要多久？只要 1 ~ 2 週！


根據調查，工作中
高達 90% 的人，有認知落差、溝通的困擾

事情交代 A、卻聽成 B、雞同鴨講還不是最慘的，即使會議後重複重點，最後還歪樓做成 C ... 
這就是日本人為什麼很重視「五遍信息溝通法」的原因了。 

這將導致最基本的交辦工作 ~
「要做什麼、怎麼做、誰負責、期限」沒有共識，
在缺乏好的溝通管道 or 追蹤技巧之下，就很容易產生以下的困擾。

  1. 溝通問題
    除了「我以為 ...」的認知落差之外，遇到問題不好意思問，也是一個很大的困擾，除了可能方向錯誤做白工、沒有成就之外，也很容易產生不必要的誤解與摩擦。

  2. 不好追蹤
    開完會，分派工作，即使寫會議紀錄、還用 exce 整理工作清單、寫筆記、貼便條紙 ... 等各種工具協助，上個星期的還可以追蹤、一個月、三個月前的就越來越困難。

  3. 遺漏
    要做的細節這麼多，只要是人就會遺漏。尤其現在資訊爆炸、短訊息充斥，不小心就養成快速滑過內容的習慣，導致擁有細心、逐項確認特質的人越來越稀有了。

  4. 能者多勞、分配不均
    主管當然是找信任、有能力的人執行任務，這是人之常情，因為找錯人就要提心吊膽，還要一天到晚準備善後 ...

  5. 其他人配合度低
    分派工作時都推三阻四的，執行時又要三催四請 ... 部屬推託工作，是許多主管常碰到的頭痛情況。

  6. 經驗不好傳承
    以前怎麼做？這句話大家一定不陌生，但現況常常是找不到當初做過的人，或是好不容易找到，但當事人也忘了 ...，只好重新造輪子，同樣的問題與錯誤再重走一次。

  7. 臨時插件
    事情已經夠多了，還三不五時插件，打亂工作節奏，做到一半的事情只好擱置，下次再做時又要時間重新熟悉。

  8. 拖延 ...


下圖是我們輔導客戶時做的調查，
短短一小時的課程後，大家都非常興奮與躍躍欲試，因為再次調查的結果是：所有困擾都被解決了！

多次調查後，還看到一些有趣的認知落差，例如：
  • 工作不好追蹤
    主管有困擾的比例明顯高出許多 (右圖的對象是主管)

  • 工作分配不均？
    主管的認知是 ~ 哪裡有！

  • ...
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問題看起來很多，其實只要抓住 3 個原則，這些都不難克服喔。
就像孔夫子說的「吾道一以貫之」，以不變的「原則」應萬變。

大原則 ~
事情清楚 X 溝通順暢 X 追蹤

其實道理很簡單，
因為專案執行，不外乎就是指定負責人、按照規劃的期限完成它就對了，大原則就是：

  1. 事情清楚
    就一定要「開工作、發討論、寫紀錄」，避免口說無憑之外，還要可以「寫清楚」~ 也就是「分項列點 + 使用關鍵字」。更完整的說明可以參考：
  2. 溝通順暢
    遇到問題就「發討論」，或是在「每日站立會議」中提出。

  3. 追蹤
    守住「工作不逾期、每日站立會議」這兩個技巧，就可以在彈指之間掌握專案狀況、輕鬆追蹤。

專案執行
就只是「開工作、發討論、寫記錄」，再加上「在乎期限」以及「每日站立會議」，
這些真的就可以解決專案執行的困擾嗎？我們來一一拆解。
  1. 開工作
    只要不是很短時間內可以完成的工作 (例如 30 分鐘)，執行前一律開工作！
    「誰、什麼時候、要做什麼事，事情怎麼做」，事情清清楚楚的，只要系統有支援過濾負責人 or 依據期限排序的簡單功能，就可以有效解決「追蹤」的問題。
    清楚寫下工作內容，並減少「認知落差」。
    完整的工作清單，可以改善「能者多勞、分配不均、配合度低」的問題，以及更好安排「臨時插件」的規劃。

  2. 發討論
    有問題就問，減少「認知落差」。
    只是不建議用 LINE，因為資訊容易洗版、不好 follow 就容易遺漏用與溝通。
    如果同仁不習慣主動「問」呢？
    那就營造更好的提問環境 ~  在每日站立會議中主管引導。 

  3. 寫紀錄
    將工作過程中的產出、待辦事項等寫下來，協助工作執行更順利之外，也方便後續參考，改善「經驗不好傳承」的困擾。

  4. 工作不逾期
    每個工作一定要設定期限 (可以調整)，而且務必要使命必在期限內完成，這樣就可以避免「帕金森陷阱」 ~ 即使時間再多，事情仍拖到最後一刻才完成，也順便解決「拖延」的問題。

  5. 每日站立會議
    每天只要花 5~10 分鐘，快速了解「昨天完成了什麼？今天預計要做什麼？有沒有遇到困難？」，成為專案資訊的重要交流平台。
    除了在面對面的會議引導中，常可以解決很多人不習慣主動問的困擾之外，
    因為要做的事情都有開工作，清楚的工作清單更可以有效解決「能者多勞、分配不均」的問題，會議中也很適合討論「臨時插件」的優先順序。
    關於站立會議的執行技巧，可以參考短片：「每日站立會議」。

其中最重要的是
  1. 開工作：專案導入的第一步，是解決認知落差的基礎。
  2. 每日站立會議：有效解決追蹤、溝通、工作分配不均等眾多問題。

這就是專案導入的成功方程式！

當然，最好還要有系統輔助，例如按照工作期限排序、彙整每個人的工作清單、狀態等，這些雖然也可以勉強用 excel，但維護起來就很辛苦。

工欲善其事必先利其器，
好的工具可以事半功倍，節省大量成本並減少出錯的機會。

雖然一開始一定比較陌生，但一回生二回熟，只要在做的過程中遵循 PDCA 精神持續改善，就可以讓事情清楚、溝通順暢，減少來來回回，效率當然就提高囉。

團隊成員，要具備好的特質

1. 細心 + 責任感
2. 有問題就問
最後還有一個關鍵 ~ 對的人！

一皮天下無難事，
如果是不對的人，再好的方法效果依然很有限。

什麼是對的人呢？
除了基本的專業之外，需要具備以下特質：
  1. 細心，願意一項一項仔細確認
  2. 確認時，會思考是否合理？ 
  3. 有問題就問
  4. 一切以紀錄為主
  5. 要很在乎

想想也是，因為
  1. 一個人如果不在乎，大概就沒救了，找他協助就是找自己的麻煩，因為善後很辛苦。
  2. 再者，花了好多時間，最後只是不想仔細檢查，結果常常就是功虧一簣，白努力一場就算了，還告訴別人自己很隨便，這會不會太慘了？
  3. 如果不習慣思考「為什麼？」，很容易在做的過程中就歪樓了 ...

萬一沒有這些特質呢？
那真的要好好思考，真的要請他協助嗎？

如果一定要，就只能找人來補足這些缺陷，
例如，有很強能力的主管但不夠細心，就找一位秘書幫他確認囉。

導入，要多久的時間？

這幾乎是導入前大家最想知道的問題了，基本上只要跨出成功的第一步「開工作」，掌握開工作與溝通、追蹤的技巧，接著再善用合適的工具進行管理，
通常 1~2 週就可以順利導入！

如何開工作？ 可以參考：
  1. 開工作，專案導入的第一步！
  2. 開工作、寫紀錄，怎麼寫才清楚？

工欲善其事必先利其器

好的工具絕對可以事半功倍，xms+ 絕對是實踐上述方法的最佳平台，
更詳細的說明，可以參考以下的操作教學。

以前，每天都有忙不完的事情，又多又亂 ...
現在，掌握成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)，就可以做到事情清楚、溝通順暢、好追蹤，讓時間花更少，事情做得好！
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