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會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率!
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會議的重要性
01:12
4.
痛點分析
02:05
5.
解決方法
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6.
會議前做法描述
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特別注意!
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會前溝通可避免 ...
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會議中做法描述
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講者:andy
日期:2024-07-12
觀看: 179
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列印日期 : 2024/09/20
台灣數位訓練課程
知識庫
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
[操作] 會議管理
長度: 07:21,
瀏覽: 180,
最近修訂: 2024-07-15
播放影片: https://training.xms.tw/media/2180
會議開得好,結案沒煩惱
只是會議這麼多又無效率,大家都在抱怨浪費時間 ...
要如何解決「會而不議、議而不決、決而不行、行而不追」的典型問題呢?
做法很簡單 ~
會議前
目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
會議中
結論要明確、有共識 (解決: 議而不決)
會議後
待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
以下是 xms+ 如何實現的操作教學。
關於更多會議管理的執行技巧,可以參考:
「
會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率!
」
重點
會議前
1.
發會議通知
進入專案側欄的「會議管理」的功能,在「會議通知」下拉選單,就可以建立新的會議通知。
2.
寫通知內容
照著表單的指引,就可以完成會議通知最重要的資訊
主題 (目的)
日期、時間
地點
對象
議題 (含附件)
此外,還可以勾選「自動建立」會議記錄的功能,
將通知內容轉成會議記錄的草稿,方便寫會議記錄時參考。
3.
查看會議通知的內容
可以透過「會議通知 / 查看會議通知記錄」查看過去通知的內容與對象。
小技巧:
點擊 ... 下拉選單,可以「重發通知」或「取消會議」。
會議中
4.
設計表單 (會議記錄格式)
除了標準的記錄格式外,每個專案都可以透過「設計表單」,設計專屬的會議記錄格式。
審閱者 (多位)
自訂會議記錄格式
5.
新增 or 編輯會議記錄
設計好表單後,就可以透過「新增」建立一筆新的會議記錄。
若發會議通知時有自動建立草稿的會議記錄,就可以進入會議記錄後編輯。
6.
設定要追蹤的工作
有兩種方式
直接新增工作
從現有的工作加入
此外,還可以透過「管理 (含排序)」的功能,為追蹤清單排序。
小技巧:
可以開啟兩個瀏覽器左右並排,可以同時寫記錄 + 管理追蹤工作清單。
會議後
7.
審閱會議記錄
若有您尚未審閱的會議記錄,進入「專案中心」後就會有明顯的提醒 (圖1)。
進入會議記錄後,就可以看到「審閱」的按鈕 (圖2)。
圖1: 審閱提醒
圖2: 會議審閱
8.
追蹤工作進度
為了避免傳統專案時間拖很久,我們特別設計敏捷式的追蹤,未完成的待追蹤工作,特別提供以下的檢視區間
一個月
三個月
全部
個別會議記錄
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15.
用對的工具 ~ xms+ 平台
位置
知識庫
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
發表人
吳明穎
單位
台灣數位訓練課程
標籤
會議管理
,
專案管理
建立
2024-07-12 07:07:09
最近修訂
2024-07-15 15:35:51
長度
07:21
引用
2
知識庫
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
1.
專案主題快速導讀
2.
成功方程式
2.1
專案執行,成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)
2.2
計畫執行,從開會、執行到結案,可以很簡單!
2.3
忘記?溝通認知落差?「寫下來」就對了!
2.4
敏捷專案,更敏捷、高效率的專案執行方式
3.
開工作
3.1
開工作,專案導入的第一步!
3.2
知難行易 ~ WBS 工作拆解
3.3
期限很重要 ~ 帕金森陷阱
3.4
如何訂目標? 符合 SMART 原則就對了
3.5
開工作,要怎麼寫才清楚、好執行?
4.
會議 (追蹤、溝通)
4.1
每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式!
4.2
會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率!
4.3
討論 or 回應,先講重點就對了
5.
經驗傳承
5.1
專案經驗,要花時間整理嗎?
5.2
為工作經驗,建立索引 (需要時,找得到)
5.3
寫案例分析
5.4
經驗,可以 10 倍速傳承!
6.
推動很困難?
6.1
改變 or 推動新制度,原來可以這麼簡單!
6.2
冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
6.3
PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
6.4
5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢,減少來來回回!
6.5
五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
6.6
番茄鐘工作法 ~ 提高效率、解決拖延
7.
其他
7.1
高效率執行專案,以導入 eLearning 平台為例
7.2
客戶服務的最佳實踐 ~ 結合互動、FAQ、累積經驗、教育訓練與專案執行!
8.
操作教學
8.1
[操作] xms+ 專案管理教學 ~ 10 分鐘就上手!
8.2
[操作] 專案成功方程式 ~ 開工作 X 每日站立會議
8.3
[操作] 計畫執行,從開會、執行到結案,可以很簡單!
8.4
[操作] 開工作,專案導入的第一步!
8.5
[操作] 敏捷專案
8.6
[操作] 每日站立會議
8.7
[操作] 團隊管理
8.8
[操作] 會議管理
8.9
[操作] 為經驗建立索引 (萃取經驗)
8.10
[操作] PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
8.11
[操作] 五遍訊息溝通法