講者：andy
日期：2024-07-09
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    報告內容
  • 01:04 3.
    3 大原則
  • 01:57 4.
    注意事項
  • 02:26 5.
    具體行動的第一步
  • 02:38 6.
    重點整理
  • 03:20 7.
    善用工具 ~ xms+ 平台
  • 03:52 8.
    開工作
  • 04:01 9.
    執行時寫記錄
  • 04:15 10.
    會議前準備
  • 04:42 11.
    會議中報告
  • 05:10 12.
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每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式！
長度: 05:39, 瀏覽: 337, 最近修訂: 2024-10-06
你知道嗎？
只要願意每天花 10 分鐘開會就好，讓同仁輪流報告：
  1. 昨天完成了什麼？
  2. 今天預計要做什麼？
  3. 有沒有遇到困難，需要協助？
這就是知名的每日站立會議 (Daily Stand-up Meeting)，千萬別小看這幾個簡單的動作，只要確實執行 2 週的時間，就可以非常有效的解決專案常見的困擾。

專案執行的痛點與解法
怎麼說呢？讓我們來一一拆解。
  1. 工作不好追蹤
    待完成的工作清單，只要依照期限排序，每天就可以快速瞭解進度，並適時的調整，追蹤就很簡單！

  2. 認知落差
    這簡單，主管只要適當的引導，同仁有問題就會問，每天都有機會「溝通」，就可以減少認知落差。

  3. 事情常常遺漏
    有清楚的工作清單，每天都有關心，就幾乎不可能遺漏，至於執行細項，可以透過檢核清單來協助。

  4. 工作分配不均
    一樣因為有清楚的工作清單，都每天看了，只要主管不要太白目，這問題就幾乎不會再發生了。

  5. 經驗不好傳承
    有沒有遇到困難，需要協助嗎？這就是經驗傳承的好機會。

  6. 常常有插件打斷
    這無法避免，但在站立會議中可以很快速的協調優先順序，降低衝擊。

  7. 工作常拖延，無法如期完成
    這簡單，每天看著昨天完成的、今天要做的，只要期限合理，就可以大幅降低困擾。

專案執行的原則
當然，這些都必須建構在以下的 4 個原則：
  1. 開工作：執行前一定要開工作紀錄：誰負責、做什麼、完成期限。
  2. 一切以記錄為主：口說無憑，避免認知落差。
  3. 按部就班執行：一定要按照順序 (期限) 執行，除非卡住，千萬不要一次同時進行多個工作，因為這會導致事情很多，但都無法完成的情況。
  4. 期限，要很在乎：這是關鍵的基礎，也就是無論如何，不要有「過期」的工作 (可以在會議後個別討論調整)。

每日站立會議，執行技巧
有這麼多的好處，要如何執行 呢？
有三個大原則：
  1. 站著開會，10 分鐘內結束
    因為時間有限，就比較容易聚焦，避免發散，也因為站久了會腳痠，提醒會議不宜過長。
     
  2. 講重點，不說太多細節
    只針對與團隊有關的部分，摘要說明工作進展。
     
  3. 問題，留到會議後處理
    當問題沒辦法馬上解決，需要花時間討論，
    就必須另外集合相關人員處理，避免耽誤其他人的時間。
     
此外，會議還有兩個注意事項：
  1. 時間、地點，要盡量固定
    最好在每天同一時間、同一地點舉行，
    這有助於建立團隊的「儀式感」，帶出良好的工作氛圍和節奏。
     
  2. 人數不可過多
    小團隊為主，最多不超過 10 人，
    這樣溝通才更有效率，符合敏捷團隊的原則，也能避免太多人報告，拉長會議時間。
     
這是一個非常簡單且容易執行的會議方法，它帶來許多好處，包括：
  • 追蹤進度：每天都快速瀏覽，更容易確保工作如期
  • 溝通平台：同步專案、團隊資訊，減少認知上的落差
  • 經驗分享：提出遇到的問題，讓團隊互相協助、排除困難 ...

同時，還可以解決傳統會議中常見的問題，例如：
  • 主管滔滔不絕、特定成員報告太久，開一次會要好幾個小時 ...
  • 大家想到什麼說什麼，討論了也得不出結論、沒有實質幫助 ...
  • 集合所有人，卻一直在處理個人問題，讓人沒興趣聽，覺得浪費時間 ...
     
因此，不論是想改善開會低效率的狀況，或是想導入敏捷管理到你的團隊，
「每日站立會議」都很適合當作具體行動的第一步！
 
最後，如果你想讓會議進行得更順暢、報告更清楚，善用 xms+ 專案管理功能，絕對可以達到事半功倍的效果！
做法很簡單，就是在 xms+ 建立工作清單、執行時記錄過程、問題，開會時就有明確的參考資料，更容易聚焦。
 
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    • 02:38 6.
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      總結
    位置
    1. 知識庫
    2. 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
    發表人
    吳明穎
    單位
    台灣數位訓練課程
    標籤
    專案管理, 會議, Scrum
    建立
    2024-07-09 06:56:27
    最近修訂
    2024-10-06 21:22:42
    長度
    05:39
    引用
    2
    1. 知識庫
    2. 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
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      快速導讀
    2. 2.
      重點筆記、索引
    3. 3.
      快速入門
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        工具 + 做法，照著做就很簡單！
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