專案主題快速導讀
-
00:00
1.
封面
-
00:18
2.
報告內容
-
01:04
3.
3 大原則
-
01:57
4.
注意事項
-
02:26
5.
具體行動的第一步
-
02:38
6.
重點整理
-
03:20
7.
善用工具 ~ xms+ 平台
-
03:52
8.
開工作
-
04:01
9.
執行時寫記錄
-
04:15
10.
會議前準備
-
04:42
11.
會議中報告
-
05:10
12.
總結
播放影片: https://training.xms.tw/media/2170
你知道嗎？
只要願意每天花 10 分鐘開會就好，讓同仁輪流報告：
- 昨天完成了什麼？
- 今天預計要做什麼？
- 有沒有遇到困難，需要協助？
這就是知名的每日站立會議 (Daily Stand-up Meeting)，千萬別小看這幾個簡單的動作，只要確實執行 2 週的時間，就可以非常有效的解決專案常見的困擾 (如下圖)。
怎麼說呢？讓我們來一一拆解。
- 工作不好追蹤
待完成的工作清單，只要依照期限排序，每天就可以快速瞭解進度，並適時的調整，追蹤就很簡單！ - 認知落差
這簡單，主管只要適當的引導，同仁有問題就會問，每天都有機會「溝通」，就可以減少認知落差。 - 事情常常遺漏
有清楚的工作清單，每天都有關心，就幾乎不可能遺漏，至於執行細項，可以透過檢核清單來協助。 - 工作分配不均
一樣因為有清楚的工作清單，都每天看了，只要主管不要太白目，這問題就幾乎不會再發生了。 - 經驗不好傳承
有沒有遇到困難，需要協助嗎？這就是經驗傳承的好機會。 - 常常有插件打斷
這無法避免，但在站立會議中可以很快速的協調優先順序，降低衝擊。 - 工作常拖延，無法如期完成
這簡單，每天看著昨天完成的、今天要做的，只要期限合理，就可以大幅降低困擾。
當然，這些都必須建構在以下的 4 個原則：
- 開工作：執行前一定要開工作紀錄：誰負責、做什麼、完成期限。
- 一切以記錄為主：口說無憑，避免認知落差。
- 按部就班執行：一定要按照順序 (期限) 執行，除非卡住，千萬不要一次同時進行多個工作，因為這會導致事情很多，但都無法完成的情況。
- 期限，要很在乎：這是關鍵的基礎，也就是無論如何，不要有「過期」的工作 (可以在會議後個別討論調整)。
有這麼多的好處，要如何執行 呢？
有三個大原則：
- 站著開會，10 分鐘內結束
因為時間有限，就比較容易聚焦，避免發散，也因為站久了會腳痠，提醒會議不宜過長。
- 講重點，不說太多細節
只針對與團隊有關的部分，摘要說明工作進展。
- 問題，留到會議後處理
當問題沒辦法馬上解決，需要花時間討論，
就必須另外集合相關人員處理，避免耽誤其他人的時間。
此外，會議還有兩個注意事項：
- 時間、地點，要盡量固定
最好在每天同一時間、同一地點舉行，
這有助於建立團隊的「儀式感」，帶出良好的工作氛圍和節奏。
- 人數不可過多
小團隊為主，最多不超過 10 人，
這樣溝通才更有效率，符合敏捷團隊的原則，也能避免太多人報告，拉長會議時間。
這是一個非常簡單且容易執行的會議方法，它帶來許多好處，包括：
- 追蹤進度：每天都快速瀏覽，更容易確保工作如期
- 溝通平台：同步專案、團隊資訊，減少認知上的落差
- 提出問題：讓團隊互相協助、排除困難 ...
同時，還可以解決傳統會議中常見的問題，例如：
- 主管滔滔不絕、特定成員報告太久，開一次會要好幾個小時 ...
- 大家想到什麼說什麼，討論了也得不出結論、沒有實質幫助 ...
- 集合所有人，卻一直在處理個人問題，讓人沒興趣聽，覺得浪費時間 ...
因此，不論是想改善開會低效率的狀況，或是想導入敏捷管理到你的團隊，
「每日站立會議」都很適合當作具體行動的第一步！
「每日站立會議」都很適合當作具體行動的第一步！
最後，如果你想讓會議進行得更順暢、報告更清楚，善用 xms+ 專案管理功能，絕對可以達到事半功倍的效果！
做法很簡單，就是在 xms+ 建立工作清單、執行時記錄過程、問題，開會時就有明確的參考資料，更容易聚焦。
做法很簡單，就是在 xms+ 建立工作清單、執行時記錄過程、問題，開會時就有明確的參考資料，更容易聚焦。
評語
請登入後才可以評分
-
00:00
1.
封面
-
00:18
2.
報告內容
-
01:04
3.
3 大原則
-
01:57
4.
注意事項
-
02:26
5.
具體行動的第一步
-
02:38
6.
重點整理
-
03:20
7.
善用工具 ~ xms+ 平台
-
03:52
8.
開工作
-
04:01
9.
執行時寫記錄
-
04:15
10.
會議前準備
-
04:42
11.
會議中報告
-
05:10
12.
總結
- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
- 發表人
- 吳明穎
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 標籤
- 專案管理, 會議, Scrum
- 建立
- 2024-07-09 06:56:27
- 最近修訂
- 2024-07-15 15:34:44
- 長度
- 05:39
- 引用
- 2