邊做邊記錄
有問題要問誰？
這是職場上典型的需求，更是「經驗傳承」的重要管道，
也就是 70-20-10 學習模型中，那 70% 從工作中累積的部分。
只可惜每次問完後都沒有記錄下來。
負責同仁只好一直再重複回答同樣的問題，而且不同的人還常常回答的不一樣。
即時有紀錄，
但因為不好找、不好維護，資料就過時不完整了。
針對「沒記錄、不好維護」的問題，
解法就 2 個原則：「邊做邊紀錄、下次照著做」。
如何執行這兩個原則呢？
只要 每天 10 分鐘 極低的時間成本，推動兩個小小的行為：
- 什麼都問 AI
這樣就收集到「需求」，或找到後就能「照著做」。 - 整理 QA
從問題中挑重要的來整理，就能實踐 80-20 法則，
讓關鍵的 20% 問題，發揮 80% 的巨大效益。
接下來，我們就以 xms+ AI 系統為例子，
展示原來這個過程可以這麼簡單、高效率。
而且同樣的方法，
都可以套用到只要是需要「問」的情境，無論是在工作中，or 專案執行、客戶服務、產品銷售等 ... 各個領域。
案例的背景說明
xms+ 是一套同時整合知識管理、教育訓練、和專案管理的系統，並擁有強大的 AI 功能。
導入的客戶非常多，
甚至有 70% 的醫學中心都是使用這套系統進行教育訓練。
在這麼多的客戶中，要如何提供高品質的服務呢？
這需要仰賴累積大量的經驗以及執行的做法 (SOP)！
以下是我們用「討論區 + 模版」的技巧，
透過真實的案例，實現「邊做邊記錄、下次照著做」，
就能在解決客戶問題的同時，累積經驗並進入良性循環、提供越來越更優質的服務。
重點
- 1.回應客戶的問題在討論區回應客戶時，絞盡腦汁，好不容易才想到怎麼回應會比較順 (下圖紅框處)。如果這種情況下次可能還會碰到，在送出回應前，可以先試著整理成「模版」下次參考喔。小技巧：先整理模板再送出回應的好處是 ~可以再次檢查和潤飾回應的內容，提升品質。
- 2.整理成模板費盡心思寫的內容，當然就不要浪費！只要再多花 2 分鐘，就能隨手將回應的內容「複製貼上」，將經驗用 Q&A 的形式整理成模板。整理的過程，還可以再次檢查或確認內容。小技巧：可以順便記錄討論的來源網址，萬一需要的時候還可以回頭參考完整的資料和討論過程。
- 下次照著做
- 3.以前好像有碰過？就問 AI 呀下次碰到類似的問題，就問 AI 呀。找到了，就直接複製貼上，輕鬆愉快！而且品質通常比直接寫來得更好，畢竟這是千錘百鍊過的經驗。
- 4.補充 & 修飾雖然是類似的問題，但每個客戶之間可能還是有點小差異，這時候就可以稍微修飾一下。如果修飾後的內容下次還可以用，就再加入模板中，用「模版#」 的形式補充進去，經驗就慢慢累積了。特別說明：這個過程，一樣只花一點點時間，就能持續優化知識庫，輕鬆解決知識庫內的經驗「過時、不完整」的問題喔。
評語
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- 位置
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- 資料夾名稱
- AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，3 個月提升團隊業績 20%
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2025-12-25 09:42:21
- 最近修訂
- 2025-12-29 21:56:18