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AI 會議管理
長度: 06:34, 瀏覽: 539, 最近修訂: 2026-09-17
主題索引
1. 解法
2. 結論
3. FAQ 常見問題
開會，幾乎是驅動公司運作的主要活動，
不僅是訊息交流，更是推動業務、執行計畫的核心引擎。

只是「會而不議、議而不決、決而不行、行而不追」現在已經是常態，
「愛開會」甚至成為企業文化 ... (註) 造成會議多又無效率， 大家都在抱怨浪費時間 ...


解法
要如何解決會議的痛點 ~ 「不議、不決、不行、不追」呢？
這簡單！

「會而不議」的問題，
當然就只能發會通知，清楚列出要討論的議題，沒別的方法了。

其他問題，
則可以透過 xms+ AI 的會議管理功能來解決！
  1. 會議錄影
    會議時，按下「線上錄影」，錄影整場會議。

  2. AI 整理
    結束後 AI 就會整理會議「摘要、重點和待辦清單」。
    尤其是待辦清單，還會直接開成工作，立刻進入「執行和追蹤」的模式，完全不給你任何拖延或遺忘的空間！

因為系統「有錄影」、會議後AI 會「直接開工作」，
這無形的約束力，會議主持人就會自然而然的會養成在會議結束前「下結論」的習慣，會議也會因此更精準、開會時間也會因此縮短，透過科技輔助來改變習慣，解決「議而不決」。 (註2)

一旦有開工作，
透過清晰的數據呈現與專案強大的追蹤功能，幾乎就不可能發生「決而不行、行而不追」的情況。 (註2)


結論
會議時，只要記得一個 click 按下「線上錄影」，
就能持續改善會議痛點，解決協作、決策、責任追蹤等需求，讓會議會少而精！


FAQ 常見問題
Q1.一般的 AI 會議整理也都有「待辦清單」，xms+ 有什麼特別的嗎？
直接將靜態文字的待辦清單，自動開工作變成系統可執行和追蹤的項目 ... more

Q2. AI 整理的會議重點，可以直接跳到影片相對的位置回看嗎？
可以。每一個重點都有精準的「時間戳記」，可以快速回看 ... more

Q3. 如何克服語音轉文字 (逐字稿) 可能會有錯誤文字的情況？
透過設定「AI 的應用領域」+「自訂詞彙表」，就能大幅降低錯字的機率 ... more

Q4. xms+ AI 可以搜尋會議內容嗎？
除了一般 AI 對話搜尋之外，更提供常見需求快速引導的精準搜尋，例如「提過的事、會議結論、誰負責的、問進度」等 ... more


附註：
  1. 商周報導：「為什麼公司這麼愛開會？日本心理學博士：沒能力的人坐在會議上，就有在做事的錯覺」
  2. 如果無心 or 能力太差的主管，再好的方法都沒用喔
    評語
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      1. Q1.
        xms+ AI 可以搜尋會議內容嗎？
      位置
      1. 知識庫
      2. AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
      資料夾名稱
      AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
      上傳者
      蘇德宙
      單位
      台灣數位員工
      建立
      2026-04-23 14:43:56
      最近修訂
      2026-09-17 11:17:45
      長度
      06:34
      引用
      1
      1. 知識庫
      2. AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
      1. 1.
        快速入門
        1. 1.1
          AI 人工智慧之道
        2. 1.2
          60 分鐘就上手 ~ 從 AI 知識庫到 10 倍速傳承
        3. 1.3
          問&答，是打造企業 AI 知識庫唯一實務可行的方法！
        4. 1.4
          問，真的很重要！！
      2. 2.
        需求、現況與突破
        1. 2.1
          需求：有問題要問誰？
        2. 2.2
          GenAI 鴻溝 ~ 95% 企業 AI 投資零回報
        3. 2.3
          為什麼 AI 展示時都很厲害，但實際導入後卻常常令人失望
        4. 2.4
          隱性經驗危機，AI 巧婦難為無米之炊
        5. 2.5
          知識管理的 3 大痛點 ~ 經驗進不去、維護困難、找不到
        6. 2.6
          突破 ~ 什麼都先問 AI 就對了
        7. 2.7
          寫 FAQ ，是紀錄經驗最簡單、有效的方式
        8. 2.8
          寫 FAQ 案例：RD 一人踩坑、全體免疫
      3. 3.
        生成式 AI 的根本限制與風險
        1. 3.1
          生成式 AI 的 5 個根本限制
        2. 3.2
          AI 幻覺 (hallucination) 與可能的風險
        3. 3.3
          避免 AI 幻覺 ~ 不讓 AI 生成、直接輸出 FAQ 內容
      4. 4.
        打造沒有 AI 幻覺的知識庫
        1. 4.1
          30 分鐘，建立基礎的 AI 知識庫
        2. 4.2
          每天 10 分鐘，打造一個沒幻覺的 AI 知識庫
        3. 4.3
          有記錄到的這麼少，甚至還寫錯，真的值得做嗎？
        4. 4.4
          AI 知識社群
        5. 4.5
          AI 知識社群，執行流程 ~ 寫了，就不要浪費
        6. 4.6
          AI 小幫手 or 知識社群，要選哪一個？
        7. 4.7
          推動，很困難？「小行為 + 即時激勵」就對了
        8. 4.8
          讓寫 FAQ 不再抗拒，反而變成每天都很渴望想做的事
        9. 4.9
          輔導方案 ~ 導入 xms+ AI 知識庫
        10. 4.10
          教育訓練指引 (以圖書館服務為例)
      5. 5.
        應用 (1) ~ 用 AI 提升業績 20%
        1. 5.1
          用 AI 帶動團隊業績提升 20%
        2. 5.2
          向 AI 學習！
        3. 5.3
          向 AI 學習的案例：官網價格比較低，為什麼要向你們買比較貴的？
        4. 5.4
          提升業績案例 (1) ~ 連鎖超商的水餃促銷
        5. 5.5
          提升業績案例 (2) ~ 連鎖超商泡麵促銷
      6. 6.
        應用 (2) ~ AI 驅動的學習革命
        1. 6.1
          70-20-10 學習法則，要很久才能累積經驗
        2. 6.2
          記錄經驗，可以很簡單、有效率！
        3. 6.3
          設計測驗，確保學習效果最有效的方法！
        4. 6.4
          用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承
        5. 6.5
          AI 驅動的翻轉教室 3.0，打破聽課只有 5% 吸收率的魔咒
        6. 6.6
          翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
        7. 6.7
          將「現場操作教學」變成高品質的線上課程！
        8. 6.8
          學習的 5 大關鍵 ~ 理解、整理、刻意練習、回想
      7. 7.
        採取行動 ~ 導入系統與建立制度
        1. 7.1
          ABC 行動指南
        2. 7.2
          冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
        3. 7.3
          做，就對了
        4. 7.4
          導入企劃書 (1) ~ 分階段策略
        5. 7.5
          導入企劃書 (2) ~ 深耕人才發展，邁向頂尖 (成為台灣領頭羊、全球典範)
        6. 7.6
          導入企劃書 (3) ~ AI 驅動的學習革命，翻轉教室 3.0 (邁向頂尖大學)
        7. 7.7
          為什麼傳統的激勵方法，效果不好？
      8. 8.
        知識管理 (1) ~ 記錄經驗
        1. 8.1
          寫文件，很難！
        2. 8.2
          已經有文件了，為什麼還要寫 FAQ？
        3. 8.3
          文件看不到重點 vs. FAQ 對症下藥
        4. 8.4
          不同的經驗，適合的紀錄方式也不同 (因地制宜)
        5. 8.5
          完美的結合 ~ 文件 + FAQ
        6. 8.6
          收集經驗，讓 AI 來幫你快速整理
      9. 9.
        知識管理 (2) ~ 維護資料
        1. 9.1
          維護資料，很困難！
        2. 9.2
          ISO 的文件規範，很理想，但是 ...
        3. 9.3
          AI 驅動的維護資料 ~ 什麼都問 AI 就對了！
        4. 9.4
          依據 AI 統計資料，持續維護與優化知識庫
        5. 9.5
          維護案例 (1) ~ 改善「過時」的流程
        6. 9.6
          維護案例 (2) ~ 改善「不完整」的流程
      10. 10.
        知識管理 (3) ~ 寫 FAQ
        1. 10.1
          FAQ 怎麼寫？
        2. 10.2
          QBS ~ 寫成一個 QA 還是分拆多個？
        3. 10.3
          降低寫 FAQ 的門檻：AI 輔助與 PREP 結構應用
        4. 10.4
          寫 1 個 QA 要花多少時間？ (含寫作技巧)
        5. 10.5
          寫 FAQ (1) ~ 快速、高品質的標準化流程
        6. 10.6
          寫 FAQ (2) ~ 問題，要怎麼描述？ (原則與步驟)
        7. 10.7
          寫 FAQ (3) ~ 內容，先講重點就對了 (PREP)
        8. 10.8
          寫 FAQ (4) ~ 分領域 or 補前提
        9. 10.9
          寫 FAQ (5) ~ 排版，可以畫龍點睛！ (凸顯重點、增加可讀性)
        10. 10.10
          寫 FAQ (6) ~ 案例練習 (下標題、排版)
      11. 11.
        知識管理 (4) ~ 寫文件
        1. 11.1
          文件：用「重點」來整理就會簡單很多
        2. 11.2
          寫操作手冊
        3. 11.3
          案例分析：從「經驗」提升到「能力」層次
        4. 11.4
          從案例分析到行為變革
      12. 12.
        操作教學
        1. 12.1
          [操作] 建立 AI 小幫手 (1) - 基礎 AI 服務
        2. 12.2
          [操作] 建立 AI 小幫手 (2) - 打造沒有 AI 幻覺的小幫手
        3. 12.3
          [操作] AI 知識社群
        4. 12.4
          [操作] 用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承
        5. 12.5
          [操作] 翻轉教室 3.0 ~ 線上錄影、AI 重點整理、設計測驗
        6. 12.6
          [操作] 依據 AI 統計資料，持續優化知識庫
        7. 12.7
          [操作] AI 會議管理
        8. 12.8
          [操作] 案例分析 (1) ~ 問題處理
        9. 12.9
          [操作] 案例分析 (2) ~ 重點整理
      13. 13.
        Q&A
        1. 13.1
          AI 人工智慧之道 ~ 打破砂鍋問到底！
        2. 13.2
          企業為什麼需要自己的 AI 知識庫？
          1. 13.2.1
            企業已經有 ChatGPT，為什麼還需要自己的 AI 知識庫？
          2. 13.2.2
            Google 查得到的、ChatGPT 都可以回答的，還要問嗎？
          3. 13.2.3
            為什麼企業最缺的不是 AI 系統，而是企業自己的經驗？
          4. 13.2.4
            什麼是「隱性經驗危機」？
          5. 13.2.5
            為什麼「提問」是建立企業 AI 知識庫的起點？
        3. 13.3
          文件與 FAQ
          1. 13.3.1
            為什麼 FAQ 比完整文件更適合記錄實務經驗？
          2. 13.3.2
            已經有很多文件，為什麼還要寫 FAQ？
          3. 13.3.3
            文件與 FAQ 應該如何搭配？
          4. 13.3.4
            用文件記錄經驗，為什麼不會成功？
          5. 13.3.5
            為什麼寫 FAQ 是必要的？
        4. 13.4
          AI 幻覺
          1. 13.4.1
            為什麼 AI 會胡說八道？
          2. 13.4.2
            AI 胡說八道，可以解決嗎？
          3. 13.4.3
            如何避免 AI 胡說八道？
          4. 13.4.4
            不讓 AI 生成，那要如何回答問題？
          5. 13.4.5
            為什麼讓 AI 找 QA 就比較不會歪樓呢？
          6. 13.4.6
            為什麼企業自己的 FAQ 可以降低 AI 幻覺？
        5. 13.5
          如何開始累積經驗？
          1. 13.5.1
            什麼是「需求驅動 Q&A」？核心概念是什麼？
          2. 13.5.2
            每天只花 10 分鐘，真的可以建立 AI 知識庫嗎？
          3. 13.5.3
            如果只能記錄少部分經驗，真的有用嗎？
          4. 13.5.4
            為什麼「什麼都先問 AI」可以幫助建立知識庫？
        6. 13.6
          員工不想寫 FAQ 怎麼辦？
          1. 13.6.1
            大家都不想寫 Q&A，怎麼辦？
          2. 13.6.2
            如何降低寫 FAQ 的門檻？
          3. 13.6.3
            如何養成寫 FAQ 的習慣？
          4. 13.6.4
            推動知識分享為什麼困難？
        7. 13.7
          FAQ 要怎麼寫？
          1. 13.7.1
            一個好的 FAQ 應該怎麼寫？
          2. 13.7.2
            FAQ 的答案為什麼要先講重點？
          3. 13.7.3
            一個問題應該寫成一個 QA，還是拆成多個 QA？
          4. 13.7.4
            FAQ 需要補充前提嗎？
          5. 13.7.5
            已經有 QA，只是使用者換了一種問法，該怎麼處理？
          6. 13.7.6
            如何將已上傳的影片 or 文章放進 FAQ？
        8. 13.8
          知識庫如何持續維護？
          1. 13.8.1
            知識庫建立後，為什麼維護很困難？
          2. 13.8.2
            如何改善知識庫中，過時、不完整的流程？
          3. 13.8.3
            如何讓知識庫持續改善，而不是建立一次就停止？
        9. 13.9
          經驗如何變成能力？
          1. 13.9.1
            如何把一個人的經驗快速傳承給整個團隊？
          2. 13.9.2
            如何從「記錄經驗」進一步做到「能力提升」？
          3. 13.9.3
            AI 如何做到 10 倍速經驗傳承？
        10. 13.10
          如何推動？
          1. 13.10.1
            現在已經有很多文件了，可以直接給 AI 用嗎？
          2. 13.10.2
            紀錄經驗很難？
          3. 13.10.3
            寫錯怎麼辦？
          4. 13.10.4
            推動很困難？
          5. 13.10.5
            如何推動？
          6. 13.10.6
            建立好知識庫後，但還是習慣直接問人，可以怎麼解決這樣狀況呢？
          7. 13.10.7
            如何鼓勵分享與使用知識庫呢？
          8. 13.10.8
            如果問 AI 無法回答時，該怎麼辦？
        11. 13.11
          xms+AI 操作相關
          1. 13.11.1
            為什麼 AI 找不到新建立的 FAQ？即使問了一模一樣的問題也是
          2. 13.11.2
            AI 小幫手想推廣到全公司，建議怎麼規劃 AI 小幫手和資料夾分類？
          3. 13.11.3
            xms+ AI 模組有哪些功能？有操作介紹嗎？
          4. 13.11.4
            AI小幫手有啟用「限制AI生成」，卻還是出現 AI 生成的內容？
          5. 13.11.5
            後台可以統計誰最多發問嗎？
          6. 13.11.6
            AI 小幫手可以開放給所有人用嗎？
          7. 13.11.7
            內部專屬問題與客戶可能詢問的問題，應如何建立資料夾？
          8. 13.11.8
            試用站建立的 FAQ，可以移回自己的系統嗎？ (FAQ 匯入、匯出)
          9. 13.11.9
            可以查看單位內同仁寫過哪些 FAQ 嗎？
          10. 13.11.10
            從 FAQ 建立課程時，可以選擇跨資料夾的 FAQ 嗎？
          11. 13.11.11
            系統導入時程，可以怎麼規劃？
          12. 13.11.12
            用 AI 小幫手，或是產生逐字稿、重點整理、字幕等，資料會不會外洩？
          13. 13.11.13
            如何克服語音轉文字 (逐字稿) 可能有錯字？
          14. 13.11.14
            已經將 AI 小幫手的權限設成所有成員了，為什麼還是沒有權限？
          15. 13.11.15
            AI 出題的題目數量是如何決定的
          16. 13.11.16
            AI 可以自動將影片內容整理成講義嗎？
          17. 13.11.17
            AI 可批改作業，繳交後可以收回嗎？
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