60 分鐘就上手 ~ 從 AI 知識庫到 10 倍速傳承

透過「需求驅動」的策略 ~

在一問一答之間

解決當下問題、經一事長一智之外、還能順手紀錄資深同事大腦中的隱性經驗

只要每天 10 分鐘，就能獲得以下驚人的成果！

建立企業內解決問題的平台
三個月，打造沒有 AI 幻覺的知識庫
同時進行 10 倍速經驗傳承

以下是 xms+ AI 平台的 60 分鐘快速入門，內容包括：

基礎 AI 服務
直接將現有文件 (如請假制度、行政流程、SOP 等) 拖曳上傳到網站，即可立刻提供企業內類似 ChatGPT 的 AI 服務。
打造沒有幻覺的 AI 知識庫
每天 10 分鐘，就能紀錄資深同事大腦中的隱性經驗，而且問 AI 時可以輸出精準的回答，不會有 AI 幻覺。
AI 知識社群
用最熟悉的討論區形式，資深同事在協助同事「解決問題」時還能「留下經驗」(人或 AI 自動整理)，並整合 AI 小幫手回答 80% 的常見問題，節省回答重複問題的大量時間。
10 倍速經驗傳承
從 AI 小幫手 or 知識社群收集到的經驗，可以 AI 建立課程和設計測驗，透過 100 及格、只能考 3 次的設定，引導團隊逐項、仔細地確認累積的經驗，做到「一人踩坑、全體免疫」的超高效率經驗傳承。

這 3 個應用 ~

AI 小幫手、知識社群和 10 倍速經驗傳承

只要願意跟著步驟一步一步的操作與體驗，

就能快速打通任督二脈，為企業人才發展打下關鍵的基礎！

重點

建立基礎 AI 知識庫 (30分鐘)
1.
準備環境
根據不同的領域和應用，建立專屬的 AI 小幫手。

以公司人資行政為例，

主要步驟如下：

建立資料夾
例如：「公司制度與行政、人力資源」，作為 AI 回答問題的知識來源。
操作請參考：「建立目錄、資料夾」

建立 AI 小幫手
例如：「行政 AI 小幫手」，並指定知識來源為剛剛建立的資料夾 (可以多個)。
操作請參考：「[操作] 建立 AI 小幫手 (1) - 基礎 AI 服務（步驟 1-5）」

設計選單
引導同仁進入 AI 服務入口，例如：AI 小幫手、AI 管理
操作請參考：「設計選單」

補充說明：
如果希望有專屬的 AI 服務頁面，可以使用自訂頁面的功能來設計。
操作請參考：「設計網站外觀 (自訂頁面)」
2.

上傳 PDF 文件
在資料夾中上傳 PDF，作為 AI 回答的依據。(例如：新人入職說明)

操作請參考：「上傳 PDF、建立文件」

體驗用文件：
新人入職說明.pdf

小提醒：

目前 AI 小幫手僅支援 PDF 或線上撰寫的文件，

考量請參考 FAQ：「AI 小幫手除了 pdf 外，可以支援 word、ppt 等嗎？」
3.
進入 AI 小幫手
從選單進入對應的 AI 小幫手對話介面。

補充說明：

以下是 xms+ AI 相關功能的網址

AI 小幫手使用者入口 (/ai)
依據登入帳號，列出有使用權限的 AI 小幫手清單。

AI 管理頁面 (/ai/mgr)
有小幫手管理權限的帳號才可以進入此頁面，依據登入帳號，列出有管理權限的 AI 小幫手清單。
4.

更新資料
執行「更新資料」^(註)，將資料夾內的文件和 FAQ 建立到內部的 AI 資料庫。

Q. 為什麼需要更新資料？

因為將資料夾內容加入 AI 資料庫會串接 OpenAI 的服務，執行時會需要一點時間與費用，因此加入資料夾的過程中並不會立刻更新，以免影響操作動線或增加不必要的額外費用。

小提醒：

系統會每天更新有異動的資料，

如果有修改資料需要立即更新，可以執行「更新資料」。
5.
問 AI
將問題貼到 AI 小幫手對話欄，例如：

今天 5 號沒收到薪水

怎麼請病假？

生病了要怎麼請假？

如果有勾選「顯示 AI 思考過程」，就可以看到完整的思考過程與費用。

xms+ AI 會像有經驗的人類，

嘗試理解使用者的問題並主動思考。

例如：
問「今天 5 號沒收到薪水」，從紀錄可以看出 AI 的處理過程：

試著理解使用者想問什麼，例如「薪資發放日延遲、薪資何時發放」
從知識庫內，分析並找出和問題有關的文件
依據文件的「原則」，解析後回答

並顯示整個過程用了多少 token 以及費用預估。
6.

統計頁 ~ 問題 & AI 回應的紀錄
在小幫手的最下方「統計資料」 (管理者功能)，

進入後就能看到每一次問 AI 的問題、AI 如何回應 (生成 or 找到 FAQ)、以及使用者的回饋 (滿意與否和意見)、相關統計等。

透過這些資料，我們可以看到需求 or 知識庫缺口 (無法回答、不滿意等)，藉此紀錄 or 維護經驗。
寫 FAQ，打造沒有 AI 幻覺的知識庫 (5 分鐘)
7.
整理成 FAQ
從統計列表，挑選「重要且常見」的問題。

在問題右側的下拉選單，點擊「整理成 FAQ」。

寫 FAQ 的技巧很簡單

抓住 PREP (重點、理由、舉例、重點) 框架，再加上排版 (分項列點、換行、紅字粗體等) 凸顯重點就對了。

此外，系統還提供以下 AI 的輔助工具，

降低門檻之外，還能提升內容的品質喔

AI 建議與分析
根據我們寫得內容，AI 提供精闢的分析與建議。

AI 修飾
根據寫的內容改寫成 PREP 結構，尤其是我們不容易舉例的時候真的很好用。

問 ChatGPT
內容不知從和下手？就請 ChatGPT 寫，我們再潤飾就好。

更完整的說明，可以參考：

FAQ 怎麼寫？
向 AI 學習的案例：官網價格比較低，為什麼要向你們買比較貴的？
8.
「換個問法」再問一次
問法總是千奇百怪，
只要是類似的問題，AI 都可以正確找到 FAQ。

例如，
原本問「今天 5 號沒收到薪水」
改成「沒收到薪水？」

AI 很厲害，
可以透過「語意理解」找到剛寫得那篇 FAQ，而且
沒有 AI 幻覺
精準輸出 FAQ，過程中沒有生成，當然就避開 AI 可能會「一本正經、胡說八道」的機會了。

低成本
費用從原本約 1 元的成本，幾乎降為 0 元。

更高品質
完整保留文章中的圖片、排版，更容易閱讀與抓到重點。

補充說明：

這個步驟的目的，
是確保我們寫的 Q 有寫到重點 (關鍵主體、用途等)，讓 AI 找得到。

萬一 AI 找不到這個 Q，

我們也可以透過 AI 分析，得到為什麼沒寫到重點的原因。
9.

AI 分析
查看 AI 如何透過關鍵主體、語意、用途等，

判斷使用者提問與 FAQ 屬於相同問題。

透過分析結果，可以了解 AI 的判斷依據，

幫助我們優化 FAQ 的標題，讓 AI 更容易找到正確答案。
補充：AI 無法回答時
10.

沒有參考資料時
如果內部知識庫的文件內容無法回答同仁的提問時，

AI 就會回應「無法回答」不會亂掰。

既然看到了知識庫的缺口，就可以寫 FAQ 補上喔。
11.

有時候可以回答、有時候卻不行？
就像人類一樣，AI 每次的判斷不一定都一模一樣，

如果我們覺得現有的文件應該可以回答才對，就可以調高「AI 嘗試次數」。

因為使用者可能會問不清楚，

就可以讓 AI 多嘗試幾次，用不同的問法來找文件喔。

只是次數越多，每次問 AI 的成本會越高就是了。
12.
每次問都無法回答？
如果沒有可以參考的資料，AI當然就不能回答，這時候就不適合推 AI 小幫手了，因為沒人會想用。

怎麼辦呢？

這簡單，就用我們最熟悉的討論區解決哦 ~
AI 知識社群 (10 分鐘) ~

解決當下的問題之外，還能順手順手紀錄資深同事大腦中的隱性經驗
13.
將討論區的「隱性經驗」記錄下來
主要步驟如下：

開啟討論區 AI 功能
同仁提問
資深前輩回應前，先存成 FAQ
送出回應

更詳細的執行步驟，
可以參考：「[操作] AI 知識社群」
10 倍速經驗傳承 (10 分鐘)
14.
將資料夾 FAQ 設計成微課程

主要步驟如下：
選擇資料夾 (FAQ 來源)
執行「設計課程」 (含設計測驗)」
檢查 AI 設計的測驗
發佈課程，讓同事報名 or 指定同仁通過課程

更詳細的執行步驟，
可以參考：「[操作] 用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承」